Skoro tekst piosenki, do której odnosi się powyższy tytuł, powstał w tak banalny sposób jak przedstawiono to w dokumencie o Georgiosie Kyriacosie Panayiotousie szerzej znanym jako George Michael, to jak trudnym może być napisanie odpowiedzi typu out of office? Czy takie wiadomości mają swoją strukturę? Czyż już samo jej tłumaczenie jako „zwrotka” nie sugeruje, jak wiele ma wspólnego z piosenką, a powtarzające się elementy o tym, od kiedy i do kiedy są niczym refren wpadający w oko od pierwszego czytania? Czy nie jest tak, że jedne linijki zapamiętamy na długo, a innych nawet nie przeczytamy do końca? Zapraszam na przegląd redakcyjnych hitów prosto z wytwórni SPMI Records.
Kiedy czytasz te słowa podczas schyłku sezonu urlopowego, doświadczasz powtarzalnej szansy (wszak większość z nas ma prawo do iluś tam dni odpoczynku od miejsca pracy w roku) świeżego i masowego spojrzenia na to, jak wyglądają „te sprawy” w Twojej organizacji. Co więcej, jeżeli swój tegoroczny urlop masz jeszcze przed sobą, stwarza Ci to szansę na zapisanie się w historii swojej firmy jako ten pracownik, który zrobił to naprawdę dobrze. Zgodnie z prawem, którego twórcą nie jest Andrew Ridgeley (patrz Rysunek 1), im później lub wcześniej idziesz na urlop, tym więcej osób faktycznie przeczyta Twoją wiadomość z cyklu poza biurem. Jeśli natomiast czytasz to na przykład w zimie – nic straconego! Wszystko wskazuje na to, że pomimo tego co dzieje się na świecie, najbliższe święta nie będą naszymi Last Christmas, więc kolejna okazja do napisania przeboju pod roboczym tytułem Dear Sender już niedługo.
Rys. 1. Procent przeczytanych wiadomości typu OOO w poszczególnych miesiącach
Źródło: opracowanie własneIntro
Tak jak w przyrodzie, także i w pracy, nasza fizyczność ma trzy stany skupienia. Stały – jesteśmy w biurze czyli można nas dotknąć (metaforycznie rzecz jasna). Ciekły – jesteśmy w tzw. trybie home office czyli w pracy, ale gdzie dokładnie to nie zawsze wiadomo (nikt wszak nie nazywa tej pracy park office czy też car office, a z pewnością nie beach office). Trzecią formą jest naturalnie stan eteryczny (lotny), czyli jesteśmy totalnie poza biurem, tj. czasem czuć nas w firmie, ale nigdzie nie widać. Dziś skupimy się (nomen omen) tylko na tym ostatnim tak bardzo oczekiwanym stanie. Przyjrzymy się temu, od czego zacząć planowanie wyparowywania tak, żeby późniejsze skraplanie było mniej bolesne. Kiedy o tym informować, jak to robić, a jak lepiej nie, w jakim języku, a to wszystko zebrane na podstawie analizy własnych (nieocenzurowanych) zwrotek i tych, które ostatnio widzieliśmy. Zapisana ona została w formie obecnej na odwrocie każdego muzycznego albumu. Zdaję sobie sprawę, że mało kto słucha całych płyt od początku do końca, zalecam jednak iść zgodnie z playlistą, a potem polubić ulubione „kawałki”.
Mniej niż zero
W czasach powszechnej służby wojskowej, mówiło się, że święto lasu wypada wtedy, kiedy rezerwiści mają do wyjścia trzy jedynki (111 dni, wyglądające jak choinki – przyp. red.). W czasach korporacyjnych takie święto jest wtedy, kiedy pracownik ma do wyjścia trzy zera (wyglądem zbliżone do trzech literek „O” tj. Out Of Office). Fakt, że przeliterowane w odpowiedniej intonacji O – O – O brzmi jak refren znanej piosenki zespołu Lady Pank o liczbach ujemnych, potwierdza tylko tezę ze wstępu, że tego typu wiadomość powinna mieć w sobie jakąś muzykę. Wyzwanie polega na tym, że nie każda melodia pasuje do danej sytuacji.
!Wham…
Powyższe słowo to onomatopeja tłumaczona z angielskiego jako „łup!” lub „rąbnąć!” ewentualnie „gruchnąć!”. Takie jest właśnie podstawowe zadanie zwrotki: dać szybki i bezpośredni status naszego stanu. Odbiorca ma się dowiedzieć od razu, że ta asynchroniczna (a czasem archaiczna) forma komunikacji na jakiś czas nie ma racji bytu. To jest właśnie kluczowe przesłanie OOO: tu („na mejlu”) mnie nie ma. A czy warto dokładnie podawać gdzie jestem? To, że poza biurkiem to wiadomo, ale czy na pewno ktoś chce czytać, że jestem w Bieszczadach, Madrycie czy na plaży w Stegnie? Po co drażnić koleżanki i kolegów wiadomością typu: „Gdy ty pływasz w problemach, ja pływam na Bali” czy też „Gram w kasynie, mam nadzieję że wygram i nigdy nie wrócę”.
Skit 1: W redakcyjnej większości uważamy, że nie warto. Przynajmniej przed wyjazdem. Zdjęcia z wakacji po powrocie to już historia na inny SOR.
Fot. hopesprings – stock.adobe.comPierwsze primo
Jak wspomnieliśmy już na wstępie, planowanie urlopów, szczególnie poza okresem wakacyjnym (zbliżonym do tych szkolnych), jest bardzo istotne. Nie tylko dlatego, że wskaźnik czytelnictwa takich wiadomości rośnie. Chodzi też o to, że poza nim nie spodziewamy się, że kogoś może dłużej nie być. To, że w lipcu czy sierpniu atencja i responsywność spadają, jest dość oczywiste. Natomiast gdy w ważnej listopadowej komunikacji, otrzymamy odpowiedź: Dear Sender…, na czole pojawi się niechciana żyłka zdenerwowania.
Skit 2: niezależnie od okresu, komunikuj (słyszeliśmy nawet o próbnych OOO na kilka tygodni przed urlopem) od kiedy nie będzie z Tobą kontaktu. Jak? Może to być na chwilę zmieniona stopka maila, opis na komunikatorze, a na pewno „zakreskowany” z wyprzedzeniem kalendarz. W jakim języku? Najlepiej w dwóch: polskim i korporacyjnym czyli zapewne angielskim. Można też dla odrobiny humoru polski tekst pochylić i udawać, że piszemy po włosku (luźne skojarzenie z italic – żart tłumaczy red.).
Drugie primo
Zdarzyło Ci się zobaczyć kiedyś kartkę z napisem: „zaraz wracam” lub „przerwa”? Jeżeli tak, to dokładnie tak samo sensownie wygląda zwrotka bez daty przynajmniej powrotu. Tę początkową też warto podać, ponieważ pomoże ona oszacować czytającemu z jak wielkimi zaległościami przyjdzie Ci się mierzyć. Zrób to więc dla siebie, ponieważ niepisana zasada mówi, że na każdy tydzień nieobecności przysługuje jeden dzień spokoju po urlopie (w tym przypadku obędzie się bez wykresu).
Skit 3: koniecznie napisz kiedy wracasz lub do kiedy Cię nie ma. Jeśli dodasz do tego jakie to tygodnie w roku (np. CW33-35) oszczędzisz części czytelników parę sekund i zyskasz chwilowy chociaż szacunek.
Trzecie primo – Ultimo
Znane powiedzenie głosi, że nigdy nie jesteśmy tak potrzebni gdy chcemy iść na urlop, a tak zbędni kiedy prosimy o podwyżkę. Tak czy inaczej, firmowe czy też instytucjonalne życie toczyć się będzie również kiedy nas nie ma. Ale żeby tę egzystencję ułatwić, warto w zwrotce napisać jak powinien się zachować odbiorca, który natknął się na nasz tekst. Czy ma zagryźć zęby i grzecznie czekać do naszego powrotu? A może w palącej sprawie napisać SMS-a? Czy jest ktoś, kto za nas doradzi, pomoże lub nakieruje? Zwrotka bez tego typu informacji, pozostawia ogromne pole do interpretacji, niczym znane z wielkich przebojów: orła cień, pusta szklanka pomarańczy czy życie wróblicy… Na koniec stawiamy pozdrowienia, podpis i gotowe. Następnie pakujemy laptopa do walizki odłączamy laptopa od źródła prądu i wyruszamy w drogę gdziekolwiek by to nie było.
Outro
Podsumowując nasze wydawnicze doświadczenia, oto jakie cechy powinien mieć wakacyjny hit z gatunku OOO.
Prosty przekaz, który trafi do każdego, nie tylko do „kumatych”.
Melodyjność, którą osiągniemy nie czekając z przygotowaniem go do ostatniego dnia.
Szczerość, ale ekstremalne szczegóły zachowaj na trasę koncertową.
Feat., czyli wspomnienie o tych, którzy występują gościnnie (wsparcie).
Punchline, który to wszystko podsumuje.
Fot. Kaleb – stock.adobe.comBonus track
Oczywiście, nie zawsze OOO musimy wykorzystać tylko do urlopu. Gdy jesteśmy w podróży służbowej możemy ograniczyć się tylko do odbierania telefonów lub komunikatorów pisząc np. “Hi! I’m traveling between X & Y and none of emails will be read. You can call me on my mobile.” Albo gdy jesteśmy na szkoleniu i jednak dedykujemy swój czas na zdobywanie wiedzy, a nie podglądanie skrzynki, piszemy podobnie np. “Dear Sender, I’m on training until X.Y.ZZ2W and I’m not reading any emails. In case of fire on my projects please text me on my mobile and I will try to call you back asap”.
Skit 4: To ważna różnica czy rekomendujemy dzwonienie czy pisanie. Każdy kto prowadził kiedyś szkolenie, wie jak destrukcyjne bywa wychodzenie uczestników z sali nie mówiąc już o samym dźwięku dzwoniącego telefonu. Można – idąc tropem wszelakich guru produktywności – przygotować OOO pisząc na przykład, w których godzinach maile nie są czytane, ale w naszej branży nie spotkaliśmy nikogo kto by to praktykował. Także w tym przypadku zrobimy tylko skretch & drop the mike.
Na co dzień ratuje życie jako etatowy PgM w branży Automotive Safety. Uważa, że jakość jest za darmo i że zawsze jest jakieś rozwiązanie problemu. Propaguje niestety wciąż rzadkie podejście do ryzyka mówiące, że to nie jest z góry tylko złe. Początkujący facylitator lubiący zmiany i kreatywne zadania. Co roku wybiera nowy ulubiony sport, ale od lat wierny fan polskiej piłkarskiej ekstraklasy. Wierzy, że każdy PM ma wiele twarzy, niekoniecznie tylko 50.