Mówi się, że nie popełnia błędów tylko ten, kto nic nie robi, a błądzić to rzecz ludzka. Podobno done is better than perfect ale najlepiej uczyć się na błędach innych. Niestety nie każdy ochoczo dzieli się swoimi – tak jak redaktorka Malwina (patrz felieton „Ucz się na błędach, najlepiej cudzych” w bieżącym numerze) – więc jako Redakcja, postanowiliśmy pogłębić ten temat.
Dzisiejszy odcinek to kompilacja „wypadków przy pracy”, które widzieli, słyszeli lub popełnili Redaktorzy Strefy PMI. Wszelkie podobieństwa do prawdziwych zdarzeń i osób są zamierzone, ponieważ te historie wydarzyły się naprawdę. Personalia osób zaangażowanych nie zostały podane nawet do wiadomości Redakcji, ale nauczki płynące z przywołanych tu faux pas jawne są dla nas wszystkich.
It’s all about…
Według informacji dostępnych w zasobach PMI®, Project Manager spędza do 90% czasu na szeroko pojętej komunikacji. Oczywistym jest więc, że to właśnie w tym aspekcie codziennej pracy można popełnić najwięcej wpadek. Ileż to mamy jej rodzajów gdzie nietrudno o pomyłkę? Jest wewnętrzna (internal) oraz zewnętrzna (external). Formalna (formal), oficjalna (official) lub im przeciwne, czyli nieformalne i nieoficjalne. Do tego synchroniczna lub asynchroniczna w wersji zarówno pisemnej (written) jak i wywołującej choćby zdawkowy uśmiech ustnej (oral). Do tego kierunkowe, czyli: do góry struktury (upward), w jej dół (downward) oraz poziomo (horizontal). Już samo dobieranie sposobu komunikacji przyprawia o ból głowy. A co jeśli dodamy do tego różnice kulturowe i wynikające z nich niewidzialne granice komunikacyjne związane na przykład z wysoką lub niską kontekstowością? Wiele o tym można dowiedzieć się z książki Mapa kulturowa. Jak skutecznie radzić sobie z różnicami kulturowymi w biznesie autorstwa Erin Meyer oraz The Invisible Elephant, Exploring Cultural Awareness Toma Verghese.
Bez W
Literówki to niesteyt dość czsęta przypadłoćś w komunikacij pisenmej. Jak pokazuje poprzednie zdanie, warto jednak zadbać o poprawność tego jak piszemy. W dobie dostępnych narzędzi nie powinno to stanowić wielkiego wyzwania ale i tak czasem wypuścimy w świat tzw. czeski błąd (ang. typo bardziej niż Czech mistake – przyp. red.). Jeden odbiorca tylko się uśmiechnie, drugi natomiast uzna to za karygodne. Niemniej jednak, warto sprawdzić każdy tekst przed wysłaniem, a prezentację przed wystąpieniem. Wszyscy chyba wiemy jak niektórych cieszy znalezienie choćby kosmitycznego (zbitka kosmo-kosme-mitycznego zamierzona) błędu. Jeśli nie dbasz o to jak piszesz, prędzej czy później popełnisz taki błąd: „wpisałem kiedyś Klientkę do bazy jako Wiktor, zamiast Wiktoria. Pech chciał, że przez telefon Pani miała bardzo męski głos. Dziwiło mnie, że była coraz bardziej sfrustrowana podczas naszych rozmów, aż wreszcie przyznała się, że jest kobietą…”. To samo dotyczy stosowania polskich znaków. Choć w adresach mailowych ich nie ma, zwracajmy na nie należną uwagę. Zaniedbania w pisaniu prowadzą do nieporozumień w realu. Czy Adam Ges to nie przypadkiem Adam Gęś? Będąc jednak przy mailach, jest pewien trick, który zapobiega (nie leczy), przypadkowemu wysłaniu wiadomości niekompletnej (bez załącznika, bez części tekstu, bez sensu). Otóż wystarczy… wpisywać adresatów po napisaniu maila. Niby oczywiste, a tak mało popularne.
Bad Joke
Jest taki popularny żart biurowy, polegający na wysłaniu fake-maila do kogoś ważnego w firmie, pisząc coś nieprzychylnego o osobie danej w jego kopii (CC: lub DW:). Szkopuł tkwi w tym, że w mailu adresata podmienia się np. małe L → l dużym i → I o ile takie litery istnieją w e-mailu przed lub za małpką (ang. at nie monkey – przyp. red.). Celem powyższego zabiegu jest oczywiście intencja, żeby takowy list nigdy do adresata nie dotarł. Co innego do adresata żartu. Jego dane są poprawne. On lub ona widzi taką „eskalację” i zaczyna się reakcja. W dawnych czasach, gdy większość osób siedziało ramię w ramię, kończyło się na wizycie przy biurku żartownisia. Obecnie obawiam się, że mogłoby się skończyć na wysłaniu kontrmaila już na właściwy adres głównego odbiorcy. Bazując na podsumowaniu jednego z Redaktorów: nie warto, nawet gdy „bawi do łez”.
Drogi Jeleniu
Jeden znak ma znaczenie również w komunikacji po angielsku. Wie to każdy, kto w potoku słów pomylił cyferkę sześć ze słówkiem płeć. Mała rzecz, a cieszy. Uwaga też na wszędobylskie jelenie (dear vs. deer) oraz tytułowy arkusz (sheet vs. wiadomo co). Najbardziej ryzykowne jest jednak tłumaczenie całych zwrotów lub idiomów. W zarządzaniu produkcją funkcjonuje termin wąskiego gardła (ang. bottleneck) opisujący ograniczenia procesu. Nigdy, przenigdy nie próbuj tego tłumaczyć używając słówka throat. Na całe szczęście, nasze koleżanki i koledzy, potrafią wiele nam wybaczyć, bo jak (nie)bezbłędnie ujął to pewien wysoki urzędnik państwowy „a friend in need, is a friend in…”.
Fot. canva.comWrong Window
Nie tylko co i jak, ale również gdzie piszemy powinno się zgadzać. Dynamiczne środowisko plus wiele kanałów komunikacji plus praca hybrydowa równa się upss, wrong window. Nie mówimy tu o celowym wplataniu w kod żarcików o dzikich wężach, czy innych ukrytych przesłaniach. Chodzi nam o przypadkowe wpisanie czegoś nie tam, gdzie znaleźć się powinno. Być może nie tak upadały imperia, ale umieszczenie w nagłówku procedury fragmentu wiadomości prywatnej (dodajmy, bardzo prywatnej) nie pomaga na pewno w samym przestrzeganiu, choć z pewnością wpływa na wzrost jej popularności. A jaka jest wersja ustna tego typu pomyłki? Niech przemówi kolejny redaktorski case: „byłam pewna, że czeka mnie spotkanie paru osób z działu. Po drodze gaszenie pożaru, ale włączam się na minutkę przed. Słyszę, że kolega coś mówi, więc zażartowałam: «Hej, chyba nie zaczęliście spotkania bez najważniejszej osoby w firmie? W końcu mamy jeszcze minutkę». Okazało się, że dołączyłam na spotkanie zwołane przez prezesa firmy ze wszystkimi pracownikami”. Wygląda na to, że wbrew powiedzeniu: ważne zarówno z kim jak i gdzie.
Fot. canva.comProst(o) z mostu
Ostatnie historie Redaktorów zaczynają się od zasadniczego pytania o work&life balance: „zastanawiałem się dlaczego moja szefowa odpisuje mi na maile w niedziele. Myślałem, że jest pracoholiczką i wkrótce zacznie wymagać tego samego od nas. Okazało się jednak, że w Izraelu, skąd pochodzi, pracują w systemie niedziela-czwartek”. Po jedenaste: nie oceniaj! Oczywiście nie da się znać wszystkich zwyczajów czy języków oraz ich zakamarków, ale warto być czujnym. Szczególnie po pracy. Finalna sytuacja dotyczyła środowiska rumuńsko-niemieckiego w którym lepiej uważać na celebracje. Niemieckie prost (na zdrowie) to po rumuńsku głupek. Wyobraź sobie teraz, jak koleżanka z Monachium wznosi toast do kolegi z Cluj…
Fot. canva.comJak żyć?
Historii jak te znamy setki. Części nie udało się przywołać ze względu na brak miejsca, ale większości z powodu specyficznego kontekstu, w którym się odbywały. Nie samymi Lessons Learned żyje projekt, dlatego zbierajmy takie perełki w swoich zespołach, bo to buduje fundamenty na każde, nawet trudne czasy. Nie bójmy się popełniać błędów, ale nie dopuszczajmy do ich powtarzania.
Fot. stock.adobe.comNa co dzień ratuje życie jako etatowy PgM w branży Automotive Safety. Uważa, że jakość jest za darmo i że zawsze jest jakieś rozwiązanie problemu. Propaguje niestety wciąż rzadkie podejście do ryzyka mówiące, że to nie jest z góry tylko złe. Początkujący facylitator lubiący zmiany i kreatywne zadania. Co roku wybiera nowy ulubiony sport, ale od lat wierny fan polskiej piłkarskiej ekstraklasy. Wierzy, że każdy PM ma wiele twarzy, niekoniecznie tylko 50.