Najnowsza, 10-ta wersja platformy Kanbanize umożliwia zarządzanie Flow Management @ Scale, tj. w skali całej firmy: od zarządzania celami strategicznymi, portfelem prac poprzez zarządzanie produktami, projektami i ich pakiety prac, aż do poziomu elementarnych prac realizowanych przez pracowników i zespoły.
Artykuł sponsorowanyNajważniejszą korzyścią Flow Management @ Scale są oszczędności czasu pracy, a co za tym idzie pieniędzy, wynikające z możliwości efektywnej pracy i efektywnego zarządzania, przy pomocy – dosłownie – kilku kliknięć. Szczególnie zaś oszczędności związane z eliminacją tradycyjnego raportowania stanu prac, z wprowadzenia automatyzacji synchronizacji stanu prac „od góry do dołu” oraz z dostarczenia kadrze zarządzającej różnych szczebli zagregowanych, wizualnych informacji w formie przejrzystych dashboardów. Jedna z firm szacuje roczne oszczędności uzyskane dzięki eliminacji tradycyjnego raportowania na 20 milionów dolarów.
Flow Management @ Scale eliminuje także olbrzymi problem, doświadczany zwłaszcza przez większe firmy. Ten problem to brak spójności działań realizowanych na poziomie zespołów i indywidualnych pracowników z celami strategicznymi firmy lub celami poszczególnych obszarów biznesowych. Gdyż – jak pokazują praktyczne przykłady – jeśli nie ma takiej spójności, to te działania są niepotrzebnym marnotrawstwem zarówno czasu, jak i wysiłków pracowników. Dodatkowo są one często źródłem ich frustracji i niezadowolenia.
Podejście Flow Management @ Scale wymaga dwóch elementów.
Hierarchia powiązanych celów, rezultatów oraz prac firmy
Pierwszym z nich jest całościowy system zarządzania obejmujący cele firmy, cele obszaru biznesowego, portfel prac i projektów, produkty lub projekty i ich składowe (pakiety pracy), a także zadania wykonywane na najniższym szczeblu przez zespoły.
Taki system zarządzania ma postać wielowymiarowej hierarchii powiązanych ze sobą w/w elementów. Dzięki praktyce wizualizacji można zobaczyć (dosłownie!) cały system powiązanych elementów (prac), aktualny stan zaawansowania poszczególnych jego elementów i przejść do konkretnych projektów, zespołów i realizowanych przez nich prac oraz do szczegółowych informacji z nimi związanych. Taka wizualizacja hierarchii prac przedstawiona jest na Ekranach 1 i 2.
Ekran 1 i 2. Wielowymiarowa hierarchiaDodatkowo, dzięki funkcjonalnościom reguł wejścia i wyjścia Kanbanize 10 umożliwia skupienie uwagi zespołów na tych projektach i pracach, które są najistotniejsze dla firmy. Reguły bowiem, poprzez określenie zasad wejścia i wyjścia elementów prac z poszczególnych, zdefiniowanych wcześniej kroków procesów, umożliwiają synchronizację uruchamiania prac i eliminację sytuacji, gdy pracownik lub zespół rozpoczyna pracę bez decyzji o rozpoczęciu projektu lub inicjatywy na wyższych szczeblach zarządzania. Dzięki temu możliwe jest spójne decydowanie o tym, nad czym firma chce pracować, a więc i o tym, czym powinny i czym nie powinny zajmować się zespoły i pracownicy w zbudowanym systemie pracy.
Dashboardy menedżerskie
Drugim elementem umożliwiającym skuteczne i efektywne zarządzanie całością prac w firmie, czyli zarządzanie Flow of Work @ Scale są dashboardy menedżerskie. Wykorzystują one informacje zawarte w hierarchicznym systemie zarządzania pracą w firmie opisanym powyżej. Ułatwiają kadrze zarządzającej systemowe zarządzanie firmą: od celów strategicznych i związanych z nimi rezultatów, poprzez cele projektowe i/lub produktowe, jak i związane z nimi rezultaty, aż do poziomu zadań operacyjnych, czy to projektowych, czy zadań w procesach biznesowych. Przykład takiego dashboardu przedstawiony jest na Ekranie 3.
Ekran 3. Inicjatywy i rezultatyPrezentuje on aktualny (na daną chwilę) przegląd sytuacji najważniejszych celów (mających w Kanbanize formę inicjatyw) i kluczowych rezultatów (aktualnych wyników) firmy oraz ich prognozy, a także stan zaawansowania tych inicjatyw, projektów oraz ich części składowych, tj. pakietów prac oraz zadań.
Przecież wszystkie projekty, produkty czy działania operacyjne realizowane w firmie muszą służyć zdefiniowanym wcześniej celom firmy i poszczególnych obszarów biznesowych. Dla skutecznego zarządzajania firmą lub obszarem mniej istotny jest stan zaawansowania prac, zadań czy projektów. Istotniejszy jest stan realizacji: celów oraz ich kluczowych rezultatów oraz prognozy pokazujące szanse osiągnięcia zarówno zaplanowanych celów, jak i ich kluczowych rezultatów. A także to czy osiągnięcie tych celów i kluczowych rezultatów jest zagrożone oraz w jakim stopniu.
Te potrzebne do zarządzania informacje pokazują wykresy kołowe. Ten z lewej dotyczy celów, a ten z prawej rezultatów. Widać na nich zarówno jaka część celów – te ciemnozielone – jest realizowana zgodnie z założeniami, jakie zostały osiągnięte (purpurowe), a także osiągnięcie których obarczone jest dużym ryzykiem (te czerwone).
Natomiast zestawienie tabelaryczne, w czerwonej ramce poniżej wykresów kołowych zawiera informacje zarówno o poszczególnych najważniejszych celach (inicjatywach), takie, jak:
- Stan osiągnięcia rezultatów celu
- Prognoza osiągnięcia rezultatów
- Postęp prac oraz termin osiągnięcia rezultatu
jak i pełnej hierarchii elementów składowych tego celu. Jest ona pokazana na Ekranie 4.
Ekran 4. Szczegółowe rozwinięcie inicjatyw i osiągnięćPrzedstawione powyżej podejście dotyczy poziomu całej firmy, jest więc szczególnie przydatne dla jej zarządu. Kanbanize 10 daje także możliwość zbudowania także hubów informacyjnych dla konkretnych, pojedynczych celów lub dla konkretnych procesów. Co jest przydatne dla menedżerów obszarów biznesowych, działów, produktów lub projektów.
Praktyczne wykorzystanie opisanych funkcjonalności
My, autorzy tekstu – współpracujący ze sobą Solution Partnerzy Kanbanize – wykorzystujemy opisane w tekście funkcjonalności do rozwoju naszego biznesu w ramach współpracy z firmą Kanbanize.
W naszej tablicy mamy zdefiniowane zarówno cele roczne (2023), jak i cele na poszczególne kwartały bieżącego roku. Cele te – zgodnie z metodą OKR – składają się z Osiągnięć oraz Kluczowych Rezultatów (KR-ów). Ponadto zdefiniowaliśmy inicjatywy i zadania służące uzyskaniu tych KR-ów i Osiągnięć. W platformie Kanbanize na bieżąco aktualizujemy stan realizowanych przez nas elementarnych prac (zadań), dzięki czemu automatycznie uzyskujemy informacje o stanie zaawansowania naszych inicjatyw. Okresowo aktualizujemy także stan KR-ów.
Po pojawieniu się Kanbanize 10 stworzyliśmy także opisany w tekście dashboard menedżerski, w którym jednym „rzutem oka” widzimy stan realizacji naszych celów i ich rezultatów, jak i stan realizacji naszych projektów, epików i zadań. Widzimy, które cele i KR-y osiągnęliśmy oraz jakie są prognozy, a także zagrożenia ich osiągnięcia.
My więc stosujemy Flow Management @ Scale na skalę naszego – niewielkiego w porównaniu z dużą firmą – biznesu. W ten sam sposób duża firma może zarządzać swoją działalnością na naprawdę wielką skalę. Chcesz się przekonać, jak działa Flow Management @ Scale umów się na Demo.
Partnerzy Kanbanize w Polsce:
Zarządza projektami, wprowadza i usprawnia zarządzanie projektami oraz portfelami projektów w organizacjach. Współpracuje z biznesem w celu rozwoju zarządzania projektami w ich organizacjach. Jest oficjalnym recenzentem oraz kontrybutorem międzynarodowych standardów PMI, a także kierownikiem projektu i weryfikatorem polskiego tłumaczenia PMBOK® Guide.
Konsultant i trener zarządzania i zarządzania projektami z 25-letnim doświadczeniem. Wielki fan podejścia Flow Management, wykorzystującego Lean, Kanban oraz TOC, metody OKR, a także gier symulacyjnych. Mówi o sobie: „pomagam menedżerom, project managerom, zespołom i firmom pracować i zarządzać efektywniej, mądrzej oraz mieć z pracy i zarządzania więcej zadowolenia i satysfakcji”.