Przecież to proste! Jak zarządzać projektem w startupie?

Czy znasz takie firmy jak Airbnb, Medable, Instagram czy może też Satellogic, Kyazoonga, Patrón Spirits & John Paul Mitchell Systems? Wiesz może co je łączy? Otóż, zaczynały jako startupy. A czy potrafisz zarządzać projektem w startupie? Bo, jeśli sądzisz, że chodzi po prostu o zaaplikowanie PMBOK® Guide albo PRINCE2® to ten artykuł… jest właśnie dla Ciebie.

---

W startupie generalnie działamy inaczej, szybciej, intensywniej i w warunkach dużego ryzyka. Bardzo często cele projektu doprecyzowujemy w trakcie jego realizacji. Ale po kolei. Zapoznajmy się najpierw ze specyfiką mikrofirmy, o której chcemy rozmawiać.

Czym jest startup?

Istnieje sporo definicji różniących się mniej lub bardziej. Do najczęściej wymienianych cech startupów zaliczamy:

• Relatywnie tani i szybki start.
• Finansowanie ze środków założycieli.
• Poszukiwanie inwestorów, funduszy, grantów.
• Dążenie do szybkiego wzrostu.
• Obsługa specyficznej niszy rynkowej lub słabo obsadzonego segmentu rynku.
• Próba wejścia na rynek z kompletnie nowym, innowacyjnym produktem.
• Zastosowanie nowoczesnych technologii.
• Poszukiwanie rentownego modelu biznesowego, nadającego się do skalowania.
• Działalność w warunkach dużego ryzyka (zob. ramka: Dlaczego startupy upadają?).
• Fajny pomysł na produkt, pasja i solidna motywacja pracowników.
• Atrakcyjna kultura pracy, spontaniczność, poczucie wysokiej kreatywności i niezależności.
• Od 5 do 20 pracowników.
• Krótki okres egzystencji, najczęściej do 5 lat, choć bywa i więcej.

Co roku powstaje olbrzymia ilość startupów. Najbardziej płodną branżą są technologie IT, wliczając fintech (financial technology). W niniejszym artykule postaramy się spojrzeć zdecydowanie szerzej, poza ten segment rynku. Niemal takie same wyzwania związane z projektami dotyczą wszystkich pozostałych branż.

Co to oznacza dla zarządzania projektem?

Już sama definicja startupu ujawnia możliwy ogrom wyzwań. Znane przyczyny niepowodzeń (zob. ramka: Dlaczego startupy upadają?) determinują z kolei potencjalne ryzyka. To właściwie określa warunki, w jakich przyjdzie nam prowadzić projekt.

Tyle rozmaitych bodźców, czynników i kwestii może rozpraszać. Dlatego warto pamiętać o tym, iż powodem powołania startupu jest pomysł na unikalny produkt (ogólnie mówiąc, gdyż to może być także i usługa). Jego przygotowanie jest celem zarządzania projektem. To idea, na którą nikt do tej pory nie wpadł lub rzekomo nieadresowalna „luka” w istniejącym rozwiązaniu; być może wcześniej nie udało się z przebić z pomysłem, ze względu na wystąpienie któregoś z wyżej wymienionych czynników, lecz obecnie nie jest on już przeszkodą.

Kolorytu dodaje fakt, że startupy najczęściej celują w użycie modnych technologii na przykład blockchain. O tym, jaki produkt będzie celem projektu zależy od branży, w jakiej startup działa. Krajobraz tematyczny jest ogromny (zob. ramka: Czym zajmują się startupy?).

Gdy znamy już wizję produktu możemy zabrać się do pracy. Z początku może to być ciąg nieco chaotycznych rozmów, niekoniecznie o szczegółach projektu. Dlatego od razu przyda się koordynacja działań przez kierownika projektu.

Jak najszybsze określenie podstawowych założeń dla produktu jest krytyczne. Z perspektywy projektu, powinniśmy uruchomić zarządzanie zakresem i podjąć próbę definicji MVP (Minimum Viable Product), czyli zestawu cech, reprezentującego minimum wymagane do użycia produktu w działalności „operacyjnej” potencjalnego klienta. Trzeba zadbać o bardzo dobrą priorytetyzację wymagań.

Na pewno wystąpią zmiany w założeniach produktu i celach projektu. To całkiem normalne zjawisko, szczególnie na etapie budowania dopasowania do rynku (product-market fit), czyli stopnia, w jakim rozwiązanie zaspokaja popyt rynkowy. Polegamy wtedy głównie na intuicji; nie dysponujemy jeszcze informacją zwrotną z rynku.

Natomiast w zarządzaniu projektem musimy być metodyczni i zastosować narzędzia gwarantujące efektywność. Tutaj nie mamy zbytnio miejsca na eksperymentowanie (w przeciwieństwie do części produktowej), a zasoby są mocno ograniczone. Zatem, popatrzmy co warto zrobić, aby pokierować projektem z sukcesem.

Jak zarządzać projektem?

Przede wszystkim, wdrażamy najlepsze, sprawdzone i skuteczne praktyki. Oto garść przydatnych rekomendacji.

Kierownik projektu, czyli Ty. Możesz pełnić wyłącznie tę rolę, lecz całkiem możliwe, iż będziesz łączyć jeszcze jakieś inne. Twoje cechy to wysoka integralność, poczucie, że wiesz co się dzieje i jakie działania podjąć. Potrafisz dobrze wystartować projekt oraz poukładać pracę. Utrzymujesz dobre relacje z interesariuszami i budujesz kulturę projektową. No i posiadasz agile mindset.

Bądź kreatywnym liderem. Osobą, z jasną wizją zarządzania, kierunku działania oraz skuteczną w usuwaniu przeszkód i szybkim podejmowaniu decyzji. Ogromnie dużo zyskasz odchodząc od tradycyjnego modelu przywództwa, zamiast tego stosując kreatywne (creative leadership).

Organizuj z głową. Znajdź efektywny sposób na ustrukturyzowanie pracy. Może framework? Nie aplikuj dużych metodyk, wymagających na start dostosowania ich do specyfiki firmy. Ani takich, które są nieznane zespołowi. Nie będziesz mieć czasu na tłumaczenia „co autor miał na myśli”. Musi być to coś „lekkiego”, zdatnego do szybkiego zrozumienia, zaimplementowania i ulepszania. Rozważ lean lub agile, na przykład Kanban.

Nie wymyślaj koła na nowo. Twój startup nie jest pierwszym na świecie. Przed Tobą mnóstwo innych osób zastanawiało się nad sposobami opracowania koncepcji nowego produktu. Przetestowali wiele metodyk, na przykład Lean Startup, Design Thinking czy ostatnio popularny Jobs-To-Be-Done. Ich cechą wspólną jest skracanie cyklu rozwoju produktu i minimalizowanie ryzyka niepowodzenia na rynku. Zanim zaczniesz, sprawdź co wymyślili. Wyżej wymienione mogą okazać się pomocne. Oczywiście, że to nie są metodyki projektowe. Jakiś stopień integracji z nimi jest raczej nieunikniony, bo – jak już zauważyliśmy – możesz nosić wiele kapeluszy. Zarządzanie projektem oraz zarządzanie produktem będą się przenikać.

Miej oko na cel projektu. Wiemy co jest celem. Mamy zatem klucz do dalszych działań. Ale ów cel na pewno zmieni się. Dlaczego? Ponieważ produkt tworzony jest pierwszy raz, więc jeszcze nie bardzo wiadomo jaki de facto powinien być, jego wizja może ewoluować, wystąpią pokusy do eksperymentowania. Twoje „jak osiągnąć cel projektu” też się zmieni. Bądź gotów na zarządzanie zmianą.

Zbuduj prototyp jak najszybciej. Tworzysz nowy produkt, którego wymagania mogą „pływać”, gdyż pomysł jeszcze nie został zwalidowany. Na stole leżą różne opcje. Stwarza to ryzyko wystąpienia tzw. feature factory, tj. skupiania się na generowaniu jak największej ilości cech produktu, a nie na adresowaniu potrzeb i problemów klientów. To niebezpieczne podejście. Może być głównym źródłem rozczarowań i frustracji. Spróbuj podzielić wymagania na must-have i pozostałe. Sytuacja poprawi się – będzie mniej niewiadomych – kiedy pokażesz prototyp. Generalna zasada może brzmieć „jeśli chcesz zbudować świetny produkt, wypuść go na rynek, zanim będzie gotowy”.

Jakość, ilość czy szybkość. To trudny wybór. Właściwie to możliwa pułapka. Czy prototyp (np. program komputerowy, w którym nie wszystkie funkcje działają) lub pierwsza wersja (np. krem z alg, nowy design t-shirtów) już nadaje się do pokazania potencjalnym klientom, do wypróbowania? Ile sztuk przygotować? Uwaga: to nie jest Twoja decyzja. Staraj się ustalić, najlepiej na początku projektu, co i jak będzie określać, iż produkt projektu jest już „gotowy”. Pomóc może uzgodniona definicja ukończenia (definition of done), powszechna niezależnie od branży, w której działasz.

Pilnuj kosztów. Pieniądze są, lecz szybko się kończą. Twoim zadaniem będzie nieustanne szukanie najlepszego sposobu ich wykorzystania i eliminacja braku efektywności.

Dbaj o zespół. Wyobraź sobie, że zespół składa się na przykład z trzech programistów. A dodatkowo, ten który pomaga przy designie, jest part-time, przez co jego dostępność jest mocno ograniczona. Ach, i brak testera. Ich czas i umiejętności muszą być zatem wykorzystane efektywnie. Być może będziesz współpracować z zespołem zdalnie i w różnych strefach czasowych. Ale to nie wszystko. Dołączyli do startupu ze względu na wyjątkową kulturę pracy. Na pewno cenią sobie niezależność, zdrową atmosferę kooperacji, płaską strukturę. I uwaga: nie wszystkich motywują pieniądze – są tutaj ponieważ chcą stworzyć coś fajnego, może nawet i przełomowego. Zatem, pamiętaj o tym, wspieraj ich, zadbaj o dobre relacje, wykaż się empatią, szacunkiem i zrównoważonym podejściem.

Planuj rozsądnie. Użyj rolling wave planning. Planuj pracę na krótkie okresy. Dobrym narzędziem są iteracje lub kamienie milowe. Są kluczowe dla efektywnego zarządzania dostarczaniem komponentów produktu. Planowałeś ich 7, lecz może okazać się, że po 5 zostanie podjęta decyzja o wyjściu z prototypem na rynek, bo w szczególności inwestorom zależy właśnie na tym. Tak czy inaczej, oba narzędzia pokażą, że masz sytuację pod kontrolą.

Daty, czyli nie odkrywaj kart zbyt szybko. Warto wyznaczyć „wewnętrzną” datę dostarczenia produktu na rynek, ale raczej jako punkt zaczepienia. Ta data zmieni się wiele razy. Unikaj zatem podawania konkretnych dat na zewnątrz firmy. Raczej w miarę postępu prac nad produktem operuj kwartałami, następnie miesiącami, wreszcie tygodniami. Pamiętaj, że estymaty posiadają niekontrolowaną właściwość transformacji w oficjalne daty.

Wspieraj przepływ pracy. To jedna z najważniejszych spraw. Tu będziesz wydawać, monitorować i zamykać zadania. Możesz potrzebować narzędzia do obsługi workflow.

Dbaj o efektywną komunikację. Wysokie zdolności komunikacji są w cenie: oznacza to precyzję, umiejętność zadawania wnikliwych pytań i facylitacji. Będziesz wykorzystywać komunikatory, sporadycznie e-mail, dłuższe spotkania to ostateczność. Wypracuj skuteczne nawyki przepływu informacji w zespole jak i na zewnątrz.

Wypatruj ryzyk. Zapomnij o rozbudowanych rejestrach. Niewiele osób będzie je czytać. Twoja rola to proaktywne i aktywne zarządzanie ryzykami oraz eskalacja. Działaj szybko.

Wybierz odpowiednie narzędzia. Co do oprogramowania wspomagającego zarządzanie projektami, określ potrzebę jego zastosowania, na przykład do zbierania wymagań, do zarządzania workflow pracy. Dobre narzędzia kosztują. Oceń czy jest sens w nie inwestować zanim startup zacznie zarabiać. Jeśli znajdziesz „darmowe” oferty sprawdź najpierw co to znaczy. Z raz wdrożonych nie da się łatwo zrezygnować.

Buduj checklisty. Stosuj je, ponieważ są łatwe do przygotowania i niezwykle pomocne. Mogą być dobrym zamiennikiem procesów.

Obserwuj i ulepszaj. Ze względu na wyżej opisaną dynamikę, już po krótkim czasie będziesz musieć zastanowić się nad kolejnymi zmianami w swoim podejściu. Staraj się wyprzedzać potrzeby. Wprowadzaj małe zmiany, ale stale.

Reprezentuj niezbędne wartości. Wykaż się pozytywną postawą, entuzjazmem, pasją i dedykacją w tym, co i jak robisz. Bądź transparenty i etyczny w działaniu. Pamiętaj też o przestrzeganiu zasad przewodnich (guiding principles), które są mocno cenione w startupie, czyli na przykład otwarta komunikacja.

Podsumowanie

W artykule położyliśmy spory nacisk na budowanie produktu, gdyż jest to krytyczny etap w rozwoju każdego startupu. Od powodzenia tego etapu zależą następne kroki. Nie zawsze jest łatwo, ale dobre przykłady z rynku dowodzą, że sukces przychodzi. Wtedy możesz doświadczyć, jak bardzo zarządzanie projektem w Twoim wykonaniu przyczyniło się do jego osiągnięcia. Będzie to stanowić potwierdzenie Twoich trafnych wyborów i decyzji. Nie zapomnij, że jest to wkład nie tylko Twój, lecz również i całego zespołu.

Co warto przeczytać?

• Eric Ries, Metoda Lean Startup. Wykorzystaj innowacyjne narzędzia i stwórz firmę, która zdobędzie rynek, Onepress, 2017
• Chris Guillebeau, Niskobudżetowy startup. Zyskowny biznes i życie bez frustracji, Onepress, 2022
• Lex Sisney, Designed to Scale: How to Structure Your Business for Exponential Growth,‎ Organizational Physics Inc., 2022