A ty co masz w swojej skrzynce? Niezbędnik Project Managera. Project Managera skrzynka z narzędziami, cz. XII

Dwunasta część „skrzynki” oznacza, że właśnie mijają dokładnie 3 lata odkąd dla Was piszę tę serię. I właśnie w tym momencie stwierdzam również, że nigdy nie pokazałam Wam mojej skrzynki, która czasem jest szafką, torbą, pudełkiem, albo po prostu  rzeczami rozrzuconymi na biurku w pracy. I nie jest to bałagan, a jedynie projektowy nieład, w którym się odnajduję. W ciągu tych trzech lat poruszyłam wiele zagadnień, które wiązały się z przydatnymi w naszej pracy narzędziami. Nigdy jednak nie opowiedziałam Wam o swoim minimum, które muszę mieć przy sobie, a które ułatwia mi pracę na co dzień, zwłaszcza w przypadku warsztatów, retrospektyw, planowania i innych spotkań, gdzie najczęściej przez kilka godzin robimy coś wspólnie, spotykając się ze sobą twarzą w twarz. Dlatego też tym razem bardzo dosłownie podchodzę do tytułu całej serii i przedstawię Wam swoje minimum Project Managera, a właściwie to Scrum Mastera/Release Train Engineera, którego rolę obecnie pełnię w swoim projekcie.

---

Wszystko pod ręką

Dobrze jest być przygotowanym na różne ewentualności, dlatego,  jeśli chcemy czuć się gotowi na różne sytuacje podczas prowadzenia warsztatów w swoim projekcie, warto mieć przy sobie trochę gadżetów, które nam tą pracę znacznie ułatwią. Możemy mieć w pracy wyznaczone do tego miejsce – mam to szczęście, że w projekcie w którym pracuję mamy całą szafę przeznaczoną na materiały, jest ogólnodostępna i zawsze możemy w niej znaleźć potrzebne materiały. Warto jednak mieć też swoje małe pudełko czy torbę gdzie trzymamy nasze niezbędniki i ulubione gadżety. Nie zawsze są to tylko artykuły papiernicze. Ja jednego pudełka nie posiadam, ale to dlatego, że za często wędruję ze swoimi „zabawkami” i trzymam je w różnych eko-torbach, które są bardzo poręczne i wygodne w podróży. Z własnego doświadczenia zalecam jednak jedno miejsce, gdzie takie rzeczy trzymamy i możemy je zawsze ze sobą zabrać. 

Oczywista oczywistość

Zestaw podstawowy, choć bardzo oczywisty. Podzielę się z Wami kilkoma sprawdzonymi produktami, które naprawdę są niezawodne i warte czasem kilku złotych więcej. Nie jest to reklama i nikt mi nie płaci za te rekomendacje, przetestowałam po prostu różne produkty i też słucham poleceń innych i wiem, że warto. Możecie też to potraktować jako swoją listę must have.

Post-it

Dużo post-itów, w różnych kolorach i wymiarach. Ja przy sobie zawsze mam minimum dwa-trzy wymiary w 3-5 kolorach i od jakiegoś czasu są to wyłącznie tzw. „super sticky”, czyli opcja z mocniejszym klejem. Daje nam to komfort, że jeśli przykleimy cos do ściany, szyby czy papieru, to szansa, że taka kartka zacznie nam się odklejać jest naprawdę niewielka. Kiedyś przez oszczędzanie na tańszych zamiennikach, poranek w sali, gdzie prowadziliśmy dwudniowe warsztaty, zaczęłam od przyklejania całej masy kartek, które się w ciągu jednej nocy zdążyły odkleić. Nie zawsze jednak wiemy co gdzie wisiało, i wtedy możemy mieć problem i tracimy niepotrzebnie czas na porządkowanie tego co spadło. Moim hitem są też duże post-ity 200×149 mm, które doskonale widać z kilku metrów i na nich możemy zapisać punkty agendy spotkania, ważne hasła itp. Nie umiem już bez nich funkcjonować i musze je mieć przy sobie bo bardzo ułatwiają pracę.

Powoli staję się karteczkowym ekspertem i gorąco również polecam 40-sekundowy filmik: https://www.youtube.com/watch?v=jkWV-MAxsLE który pokaże Wam, jak prawidłowo przyklejać post-ity. Dzięki swoim kolegom znam już dwie metody, które powodują że nie mam fruwających, nieczytelnych karteczek, a ładnie przyklejone i widoczne dla wszystkich. Druga porada wiąże się z aplikacją mobilną Post-it^® – odmieniła moje życie. Pozwala nam ona na zrobienie zdjęć naszym karteczkom, stworzenie tablicy, a nawet jej posegregowanie w dowolny sposób, a następnie przerzucenia wszystkiego do pdf-a, dzięki czemu nie musimy później niczego przepisywać i w krótkim czasie możemy podzielić się notatkami z zainteresowanymi.

Pisaki i markery

Długopis czy ołówek może nam służyć do robienia notatek dla siebie, ale gdy już spotykamy się na warsztatach i musimy zapisać coś, co potem będziemy jeszcze wykorzystywać, albo dokumentować fotograficznie naszą pracę warsztatową, warto pomyśleć nad pisakami i markerami. Do małych karteczek typu post-it wystarczą nam dobrej jakości cienkie pisaki. Na rynku jest ich sporo i warto je trochę przetestować. Odkąd pracuje w SAFe, który sam rekomenduje do planowania pisaki marki Sharpie zawsze mam minimum jeden czarny przy sobie i de facto są one bardzo dobre. Permanentne, wytrzymałe, nie zużywają się za szybko, o ile je zamykamy. Inne, dużo tańsze zamienniki często po miesiącu lub dwóch wyczerpują się albo wysychają. Warto przetestować i samemu znaleźć swoje ulubione, które nam posłużą dłuższy czas.

Markery – potrzebuję dwa rodzaje – permanentne i suchościeralne. W moim pracowniczym piórniku od jakiegoś czasu rządzą Neulandy i to z kilku względów. Zaczęło się od rekomendacji Ani, która wykorzystuje je na warsztatach z robienia wizualnych notatek, podobnie jak większość znanych mi Visual Recorderów. Po drugie, te pisaki mają kilka ciekawych opcji, które choć może i nie rzucają od razu w oczy, to ułatwiają nam pracę. Po trzecie, możemy je wielokrotnie napełniać i wymieniać końcówki, dlatego też nie wyrzucamy ich, gdy zużyje się tusz, a tylko je napełniamy. Dla mnie największe plusy to brak zapachu, wytrzymałość, doskonałe krycie i szybkie wysychanie (dzięki czemu nie brudzą nam rąk, nie rozmazują się i możemy na ciemny kolor nałożyć jasny, nie brudząc końcówek jaśniejszego markera).

Co do markerów suchościeralnych Neuland oferuje również i te w opcji do białych tablic. Nie mam z nimi doświadczenia, ale też mają dobre opinie. Ja na co dzień wykorzystuję tańsze, które również dobrze się sprawdzają i wystarczają na potrzeby moich spotkań. To co jest nadal największą wpadką to pomyłki związane z użyciem markerów. Pilnujmy, żeby pod tablicą były tylko markery do niej przeznaczone. A wszystkie pozostałe w pobliżu „tablic” papierowych. Jeśli już jednak przydarzy nam się taka wpadka, nic strasznego. Wystarczy markerem do tzw. whiteboardów przykryć to, co napisaliśmy permanentnym i dokładnie zetrzeć, najlepiej jeszcze środkiem, który służy do takich tablic i po kłopocie.

Taśmy i inne przylepy

Wybór jest ogromny, od klasycznych przezroczystych taśm klejących o różnej szerokości po takie, które są kolorowe, we wzorki czy też nie niszczące ścian. Ten ostatni aspekt jest dość ważny, zwłaszcza jeśli planujemy nakleić coś na ścianach z tapetą czy też pomalowanych farbą. Nie wszystkie dobrze znoszą klasyczną taśmę klejącą, jeśli zatem nie chcemy uszkodzić ścian w pomieszczeniu warto wziąć pod uwagę wybór taśmy. Polecam sklepy budowalne i taśmy malarskie, które nie mają mocnego kleju, ale jeśli planujemy przykleić kartkę papieru flipchartowego, spokojnie wystarczą, a przy okazji unikamy ryzyka odklejenia farby z tynkiem ze ścian. Z własnego doświadczenia radzę sprawdzić co i w jakiej ilości będziemy przyklejać do ściany. Szary duży papier, który kiedyś stosowaliśmy w projekcie podczas dużych, dwudniowych sesji planistycznych, przyklejony do ściany pokrytej tapetą i przyklejony na srebrną taśmę mocującą ze sklepu budowlanego niestety nie przetrwał nocy i rano trzeba wszystko od nowa wyklejać. Z kolei inne, super mocne taśmy odklejaliśmy razem z tapetą – sala wynajmowana w hotelu, więc łatwo się domyślić, że musieliśmy się też i ze zniszczeń wytłumaczyć i rozliczyć.

Blu tack to rozwiązanie, które również dobrze się sprawdza, zwłaszcza do mniejszych kartek. Jest to plastyczna masa mocująca, przypominająca plastelinę. Możemy jej wielokrotnie używać i nie potrzebujemy jej dużo. Jest wygodna w użyciu, nie wysycha, a zatem nie odpada od przyczepionej powierzchni. Jej zastępnikiem są także specjalne klejące kropki, znane jako glu dots. Te których ja używałam do tej pory były przezroczyste, pomagają mocować raczej nieduże kartki (A3 lub mniejsze) i również możemy je później bezproblemowo odkleić.

Kończąc temat wyklejanek muszę również wspomnieć o kolorowych kółkach, które mogą nam posłużyć na przykład do głosowania albo oznaczania kolorami konkretnych zagadnień. Na przykład podczas planowania kropki czerwone możemy nakleić na funkcjonalności, które obarczone są dużym ryzykiem realizacji, a zielone – z minimalnym. Dzięki temu możemy odzwierciedlić w bardzo łatwy i widoczny sposób różne aspekty związane z danym zagadnieniem.

Pozostałe „przydasie” ze sklepu papierniczego

Zawsze mam przy sobie jeszcze parę drobnych „pomocników”. Może nie ich używam często, ale zdarzają się sytuacje, kiedy są niezbędne. I tak warto mieć na pewno: nożyczki, zszywacz, spinacze i magnesy, ołówek, długopis (albo nawet kilka). 

Rozmaitości

Poza artykułami papierniczymi, bez których nie wyobrażam sobie warsztatów czy dłuższych spotkań zespołowych lubię mieć kilka innych gadżetów, które czasami ułatwiają pracę, a czasami pomagają rozluźnić grupę, zrobić szybkie ćwiczenie albo podsumować spotkanie. Nie są to niezbędne elementy, ale warto mieć coś w zanadrzu na różne okoliczności.

Maskotki, piłki, totemy

W mojej skrzynce minimum to czerwony, pluszowy Elmo – tak, bohater Ulicy Sezamkowej towarzyszy mi od jakiegoś czasu i sprawdza się głownie podczas szkoleń. Na początku każdego warsztatu jako jedną z zasad proponuje właśnie E.L.M.O., co oznacza „Enough Let’s Move On” („Wystarczy, idźmy dalej”). Reguła ta, oznacza że jeśli uczestnik wskaże Elmo, lub użyje tego słowa, to chce zakończyć omawiany temat i przejść dalej. Jest to o tyle komfortowe, że łatwiej nam po prostu przerwać dalszą dyskusję, jeśli naszym zdaniem nie wnosi ona niczego nowego lub nie jest ona interesująca dla wszystkich, albo nie powinna być w tym momencie omawiana. Czerwona maskotka, postawiona w miejscu, gdzie każdy ją widzi, pozwala nam o niej przypomnieć, może stanowić też element, który wprowadza trochę uśmiechu w grupie. Możemy również postawić na jakąkolwiek inną zabawkę, która stanie się naszą zespołową maskotką i ustalić, że używamy jej zamiast Elmo. Mamy również możliwość wprowadzenia innej zasady dla zespołu i wykorzystania w niej naszego zespołowego „przyjaciela”.

Możemy również nabyć coś, co stanie się naszym zespołowym totemem. Jeśli znacie grę Jungle Speed to na pewno kojarzycie totem, który jest w zestawie i który może nam posłużyć nie tylko do gry towarzyskiej, ale także do zapanowania nad grupą. Zasada, którą możemy wprowadzić to: „mówi tylko ta osoba, która ma totem”. Dzięki niej każdy może się wypowiedzieć w swoim własnym tempie, bez narażania się na ciągłe przerywanie. Przydaje się ona też w grupach, gdzie często wypowiadają się te same osoby i zamiast dialogu mamy do czynienia z próbami przekrzykiwania się.

Każdy z nas na pewno dostał kiedyś w firmie, podczas jakiejś konferencji czy szkolenia tzw. piłkę antystresową. Gadżet mały i lekki, który możemy wykorzystywać nie tylko do odstresowania się, ale także podczas spotkań. Moim ulubionym wykorzystaniem tego przedmiotu jest zadawanie pytań sprawdzających wiedzę lub pytań o zdanie poszczególnych członków zespołu. Wtedy, jeśli chcę by mogły się wypowiedzieć osoby, które rzadziej się uaktywniają, rzucam taką piłką właśnie do nich. Jeśli jest to pytanie otwarte, na które można udzielić wielu odpowiedzi, proszę o przekazanie piłki do kolejnej osoby, niekoniecznie siedzącej lub stojącej obok. Mamy wtedy pewien element zaskoczenia, co czasami urozmaica ćwiczenie, a do tego pomaga nam na zebranie różnych opinii czy pomysłów.

Karty

Polecam spacer do sklepu z grami planszowymi i karcianymi. Jest całe mnóstwo gier, które mogą nas do czegoś zainspirować w codziennej pracy. Ja ostatnio wykorzystuję cztery gry i karty z nich wykorzystuję na różne sposoby. Dixit – kolorowe i bardzo fantazyjne karty, które mogą posłużyć do tworzenia historyjek, na przykład o minionym sprincie lub przy podsumowaniu projektu. Są na tyle abstrakcyjne, że każdy może je dowolnie zinterpretować i z pewną dozą humoru opowiedzieć nawet o trudnych wyzwaniach przez jakie zespół musiał przejść. Ego pictures – gra Ego ma już kilka wersji, najnowsza z nich zawiera zestaw kart z dwustronnymi zdjęciami. Stosuję je zamiennie z kartami Dixit i również służą mi one do podsumowania iteracji czy spotkań. Co ciekawe, możemy poprosić uczestników o opowiedzenie w danym kontekście o jednym zdjęciu, ale prawdziwa zabawa zaczyna się, kiedy każdy musi opowiedzieć o obu zdjęciach z jednej i drugiej strony karty. Plusem tej gry jest też fakt, że mamy aż 300 różnych zdjęć, więc możemy je wykorzystywać wielokrotnie.

Gra na emocjach nadaje się świetnie do opisywania między innymi naszego samopoczucia. Może być rozgrzewką na początku spotkania, ale też doskonałym zamknięciem dnia. Gra zawiera ponad 100 różnych kart z prostymi grafikami – symbolami, które mogą nam pomóc w zweryfikowaniu chociażby tego, jak czujemy się danego dnia, albo pomoże nam zrozumieć stosunek grupy do omawianego zagadnienia. Plusem jest też to, że ta gra kosztuje najmniej ze wszystkich omawianych, a do tego jest zapakowana w małe, poręczne pudełko, przez co łatwo możemy ją zapakować i mieć zawsze ze sobą. Do lepszego poznania się w zespole czy na szkoleniu, również celem rozluźnienia atmosfery, stosuję czasem karty z gry Koncept. Każda karta zawiera aż dziewięć zwrotów/haseł bardzo różnych od siebie. Uczestnicy losują jedną z nich i muszą wykorzystać na przykład od jednego do trzech z nich aby opowiedzieć innym o sobie. Często nawet w zespołach, które znają się już długo, możemy zastosować je w ramach integracji, aby dowiedzieć się więcej o swoich kolegach.

Świetną inspiracją mogą być także pieniądze z Monopoly – mogą pomóc nam w warsztatach, podczas których rozmawiamy o priorytetach. Często zdarza nam się, że interesariusze mówią nam, że wszystko jest równie ważne. Jeśli mamy kłopot z ustaleniem co powinno mieć jaki priorytet, ustalmy jedną kwotę, którą każdy dostaje do „zainwestowania” w zestaw funkcjonalności. Każdy z interesariuszy samodzielnie decyduje, co jest dla niego ważne i na to stawia swoje pieniądze. Może je także rozdzielić pomiędzy różne funkcjonalności. Na koniec podsumowujemy jakie kwoty otrzymały poszczególne elementy i w ten sposób możemy je spriorytetyzować.

Kostki 

Czasem nawet klasyczne kości do gry możemy wykorzystać jako element naszej pracy, robiąc różne ćwiczenia. W trakcie retrospektywy możemy uczestnikom dać kości i wprowadzić zasadę: ile wypadnie oczek, tyle różnych pomysłów zespół albo poszczególna osoba powinna wygenerować dla danego zagadnienia. Taki nawet bardzo prosty element zabawy pozwala grupie podejść z dystansem czasem do trudnych tematów. Zamiast kart z rysunkami, o których pisałam wcześniej możemy także stosować Story cubes. Są to kostki, na których zamiast oczek mamy różne rysunki. Występują one w wielu wariantach tematycznych i możemy je stosować zamiennie z kartami czy innymi grami, jakie wykorzystujemy.

Skrzynka pełna – zespół zadowolony 

Artykuły papiernicze zaliczam do tych obowiązkowych – możemy z niektórych zrezygnować i nie musimy mieć wielu elementów, ale pewne minimum na pewno się przyda i ułatwi nam pracę w grupie. To, co mamy w „skrzynce” obok siebie, na pewno ułatwi nam pracę i pomoże w różnych sytuacjach. Z doświadczenia wiem, że nawet jeśli mamy w naszej firmie zaplecze z materiałami biurowymi, to czasem zdarza się, że coś akurat się skończyło. Mając niewielki zapas tuż przy swoim stanowisku pracy nie musimy martwić się o to, że czegoś akurat zabrakło i szukać pomocy u kolegów.

Dodatkowe gadżety są bardzo przydatne i mogą nam czasem pomóc, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Na przykład kiedy widzimy, że na długim spotkaniu grupa zaczyna się nudzić, możemy na poczekaniu zrobić proste ćwiczenie, które posłuży nam jako energizer. Mam nadzieję, że trochę Was zainspirowałam do rozszerzenia swojego niezbędnika, albo może jeszcze go nie posiadacie i ten artykuł stanie się bodźcem do jego stworzenia.