Zarządzanie celami, portfelem czy projektami wymaga ciągłego skupiania się na rzeczach najistotniejszych do osiągnięcia sukcesu organizacji. Aby go osiągnąć, konieczne jest szybkie i efektywne podejmowanie decyzji wspieranych przez aktualne dane i odpowiednie mierniki.
Artykuł sponsorowanyKluczowym jest zbieranie, analizowanie i interpretacja danych tak, aby odpowiedzieć na następujące, nurtujące zarządzających, pytania:
- Czy zmierzamy w dobrą stronę?
- Czy realizujemy to, co przyniesie nam najlepsze korzyści?
- Czy wiemy, gdzie są problemy, „wąskie gardła”, a nasze ulepszenia przynoszą oczekiwane rezultaty?
Pomocą służy tu platforma informatyczna, taka jak Kanbanize, automatycznie zbierająca i agregująca rozmaite dane operacyjne i wizualizująca je w konfigurowalnych panelach zarządczych. Dzięki temu zarówno top management, jak i kierownictwo średniego szczebla wraz z pracownikami ma możliwość korzystania z tych najbardziej wiarygodnych danych przy realizacji aktualnych zamierzeń biznesowych.
Czy będąc menedżerem odpowiedzialnym za wdrażanie strategii i realizację celów strategicznych nie chcielibyście wiedzieć, które z inicjatyw są na dobrej ścieżce, a które są w danej chwili zagrożone? Platforma Kanbanize daje takie możliwości dzięki wbudowanym analitykom, na tyle elastycznym, aby informacje były dostosowane tylko do konkretnego poziomu, czy też konkretnej osoby. Zapewnia to poprzez różnego rodzaju konfigurowalne widżety.
Dla osób zarządzających strategią i jej wdrażaniem widoczność zaawansowania i statusu celów oraz kluczowych rezultatów dostarcza niezbędną wiedzę do podejmowania optymalnych decyzji strategicznych. To zagadnienie przedstawiliśmy szczegółowo w nr 41 Strefy PMI w artykule Flow Management @ Scale z Kanbanize 10.
Mierniki portfela projektów
Dla menedżerów odpowiedzialnych za poziom taktyczny i operacyjny przydatnymi metrykami są te, które wspierają wybór odpowiednich projektów do realizacji wyznaczonej strategii oraz jak najpłynniejsze ich wykonanie. Służyć temu mogą metryki pokazujące liczbę projektów i pakietów prac ukończonych oraz tych w trakcie realizacji. Pomaga to na bieżąco reagować na pojawiające się zagrożenia i szanse.
Przykładem wizualizacji metryk na poziomie portfela jest Ekran 1. Dashboard przedstawia liczbę rozpoczętych i ukończonych projektów oraz funkcjonalności. W tym przypadku ukończonych zostało 3 z 11 projektów oraz 26 z 50 funkcjonalności, z czego 14 z nich w ukończonych projektach. Wypracowana wartość portfela wynosi 160 tys. przy wartości prac w toku równej 559 tys. Im większa jest ta różnica, tym większą mamy wartość niezrealizowanych projektów, co w konsekwencji wpływa na wartość osiągniętych korzyści.
Ekran 1. Status i wartość projektów ukończonych oraz w trakcie realizacjiMierniki projektów
Na poziomie realizacji projektów zależy nam na zbudowaniu kultury i środowiska pracy z dużą przewidywalnością (płynnym przepływem prac), ciągłym doskonaleniem i współpracą. Tylko w taki sposób możemy efektywnie zarządzać projektami w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu. Budując nasze procesy pracy z zaznaczonymi punktami przekazywania zadań, możemy, przy pomocy platformy do zarządzania pracą (Kanbanize), w prosty i ciągły sposób monitorować nasze postępy oraz wyciągać wnioski na przyszłość. Podstawowym wykresem wykorzystywanym w Kanbanize jest diagram skumulowanego przepływu (ang. CFD), który w przejrzysty sposób pokazuje nam dwa najważniejsze wymiary:
- Jaki jest czas wykonania pracy (ang. Cycle Time)?
- Jaki jest poziom pracy w toku (ang. Work In Progress)?
Ekran 2. Diagram skumulowanego przepływu (CFD)Diagram CFD na bieżąco i czytelnie pokazuje, jak działa nasz proces wytwórczy i czy występują niepożądane zjawiska. W Kanbanize możemy tworzyć takie wykresy w dashboardach, również z podziałem na różne typy prac. Dzięki temu możemy analizować trendy czasu wykonania i poziomy prac w toku dla całego procesu lub jego poszczególnych faz. Im szersze staje się CT, tym coraz dłużej trwa realizacja naszej pracy. Im wyższy jest poziom WIP, tym więcej pracy zostało rozpoczętej.
Wskaźnik wyprzedzający – Aging WIP
Niezwykle przydatną metryką, która pomaga wcześniej dostrzec potencjalne problemy jest wskaźnik Aging WIP (starzenie się prac w toku). W Kanbanize możemy bezpośrednio prześledzić, z jakim prawdopodobieństwem zadania/pakiety prac zostaną ukończone w oczekiwanym terminie. Dodatkowo mamy informację dotyczącą nie tylko całego procesu pracy, ale również poszczególnych jego faz. Dlatego też już od samego początku widzimy jakie są szanse na ukończenie pracy zgodnie z tymi przewidywaniami. Z punktu widzenia zarządczego mamy czytelną informację, które elementy pracy wymagają szczególnej uwagi. Wykres pokazuje wszystkie zadania wraz z zaznaczeniem ich czasu realizacji od momentu ich rozpoczęcia. Na Ekranie 3 przedstawione są 2 zadania w pierwszej kolumnie, które „czekają” ponad 120 dni na ukończenie.
Ekran 3. Diagram starzenia prac w tokuSamodoskonalący system pracy
Efektywny i jednocześnie zwinny system pracy wymaga ciągłej adaptacji do zmieniających się warunków, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych. Powinien on sygnalizować, gdzie aktualnie mamy problemy i czy zastosowane usprawnienia działają, tak jakbyśmy tego oczekiwali.
Kanbanize umożliwia doskonalenie systemu poprzez sygnalizację blokerów, czyli różnego typu problemów, pojawiających się podczas naszej codziennej pracy. W łatwy i szybki sposób możemy stworzyć klasyfikację najczęściej występujących problemów. Podczas ich sygnalizacji Kanbanize automatycznie zlicza liczbę ich wystąpień (block count) oraz czasy trwania (block time). Dzięki temu widzimy, które problemy pojawiają się najczęściej i rozwiązanie których trwa najdłużej. Dlatego też możemy usprawniać elementy naszego systemu pracy mające największy negatywny wpływ na nią. Na Ekranie 4 widzimy, że najczęściej występującym blokerem wstrzymującym naszą pracę nad bieżącym zadaniem, jest inspekcja kodu, zaś najdłużej trwającym jest praca nad zadaniem z wyższym priorytetem.
Ekran 4. Diagram liczby wystąpień i czasu trwania blokerówW efektywnie funkcjonującej firmie menedżerowie, liderzy zespołów, jak i sami pracownicy są odpowiedzialni za system pracy. Narzędzia, z których korzystają powinny ułatwiać podejmowanie racjonalnych decyzji, umożliwiać doskonalenie systemu pracy oraz zapewnić jego przewidywalność.
Innowacyjna platforma Kanbanize doskonale spełnia wszystkie te kryteria!
Inne aspekty efektywnego i skutecznego zarządzania z wykorzystaniem podejścia Flow Management oraz platformy Kanbanize znajdziecie w numerach 39-41 Strefy PMI.
Chcesz zbudować pilota swojego rozwiązania? Skontaktuj się z nami!
Partnerzy Kanbanize w Polsce:
Zarządza projektami, wprowadza i usprawnia zarządzanie projektami oraz portfelami projektów w organizacjach. Współpracuje z biznesem w celu rozwoju zarządzania projektami w ich organizacjach. Jest oficjalnym recenzentem oraz kontrybutorem międzynarodowych standardów PMI, a także kierownikiem projektu i weryfikatorem polskiego tłumaczenia PMBOK® Guide.
Konsultant i trener zarządzania i zarządzania projektami posiadający wieloletnie doświadczenie w doskonaleniu pracy firm, zespołów, menedżerów i liderów. Ekspert z ponad 25-letnim doświadczeniem w obszarze zwinnego i klasycznego zarządzania projektami, programami i portfelem projektów, zwinnego przywództwa oraz zwinnych transformacji i budowania organizacji projektowych. Wielki fan podejścia Flow Management, wykorzystującego Lean, Kanban oraz TOC, a także gier symulacyjnych. Mówi o sobie: „pomagam menedżerom, project managerom, zespołom i firmom pracować i zarządzać efektywniej, mądrzej oraz mieć z pracy i zarządzania więcej zadowolenia i satysfakcji”.