Jak stworzyć środowisko wspierające eko-innowacje w przedsiębiorstwie komunalnym

Czy możliwe jest realizowanie projektów wdrożeniowych o wysokim potencjale innowacyjnym w jednostkach finansowanych ze środków publicznych? Z jednej strony wyobrażamy sobie te podmioty jako raczej skostniałe i obarczone dużą inercją, działające według sztywnych procedur, nie stworzone do realizacji innowacyjnych projektów.

---

Z drugiej jednak strony, my – klienci przedsiębiorstw komunalnych, takich jak Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji, chcemy, aby woda była czysta, zdatna do picia bez przegotowania, smaczna i zdrowa i żeby  płynęła w naszych kranach stale, by rury w mieście nie pękały, a rachunki nie rosły.

Okazuje się jednak, że nie jest to takie proste. Aglomeracje zwiększają swoją populację i „rozlewają” się na nowe tereny, wynagrodzenia rosną, dostępność wody maleje, pojawiają się susze oraz inne kryzysy naturalne. Ponadto sam fakt, że woda jest w kranach już nam nie wystarcza, bo my – konsumenci – w swej naturze mamy rosnące wymagania.

MPWiK – cichy bohater Wrocławia

MPWiK Wrocław zapewnia dostawy wody, a także odbiera i oczyszcza ścieki dla mieszkańców Wrocławia oraz aglomeracji. Jest to idealny przykład przedsiębiorstwa, które musi stale się doskonalić, żeby zapewniać coraz lepszą jakość usług oraz, by sprostać rosnącym potrzebom szybko rozwijającej się aglomeracji wrocławskiej.

Wśród wyzwań można wymienić między innymi dynamiczny wzrost wynagrodzenia, rosnącą populację Wrocławia, zwiększającą się powierzchnię obszarów zamieszkałych, czy stale rozwijający się rynek mieszkaniowy. Mimo to, w ostatnich 10 latach przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne wyraźnie zmniejszyło liczbę awarii, co najlepiej pokazuje wskaźnik obrazujący spadek strat wody w sieci dystrybucyjnej. Dzięki zaangażowaniu i pracy wielu zespołów poziom strat wody w ciągu dekady zredukowano ponad dwukrotnie. Obecna wartość poniżej 10% budzi uznanie w branży nie tylko w Polsce, ale również w Europie.

Jak to się dzieje, że ten cichy bohater Wrocławia tak dobrze sobie radzi w tak trudnym otoczeniu?

Kluczem do tego sukcesu okazało się stworzenie środowiska wspierającego eko-innowacje. W tym artykule prezentujemy kluczowe działania, które przyczyniły się do sukcesu MPWiK Wrocław.

Interdyscyplinarny zespół wspierany przez Zarząd

W 2011 r. w strukturach MPWiK Wrocław zostało powołane Centrum Nowych Technologii – interdyscyplinarny zespół, który ma jasno określony cel – doskonalić pracę Spółki, wdrażać w jednostce nowe technologie zwiększające efektywność oraz chroniące środowisko.

Zespół CNT składa się z kilkunastu Project Managerów, zrekrutowanych wewnątrz organizacji wspieranych przez pracowników naukowych. To ważne, ponieważ projekty realizowane przez zespół obejmują zakres działalności całego przedsiębiorstwa. Decyduje więc przede wszystkim wiedza i doświadczenie z różnych obszarów technicznych funkcjonowania MPWiK. Chodzi o to, żeby w zespole zebrać kompetencje, które pozwolą zmierzyć się niemal z każdym wyzwaniem technicznym.

Samo przedsiębiorstwo MPWiK opiera się na procedurach, zasadach, przepisach i regulaminach. W tym przypadku jest to szczególnie ważne, ponieważ chodzi o wodę, czyli kluczowy zasób, zapewniający komfort życia mieszkańców.

Realizacja projektów wychodzi poza ramy całej organizacji. Zespół projektowy ma dużą swobodę działania i bezpośredni, szybki dostęp do najwyższego kierownictwa firmy. Decyzje strategiczne w sprawie projektów podejmowane są bardzo szybko bez zbędnych formalności.

Każdy projekt ma swojego menedżera, który jednocześnie może być członkiem zespołu  w zasobach innego projektu. Wymaga to dużej odpowiedzialności oraz odpowiedniego nastawiania do pracy, dlatego kolejnym istotnym czynnikiem w tworzeniu zespołu była postawa jego członków – proaktywna typu servant leader.

PM-owie mają dużą swobodę działania. Począwszy od możliwości wyboru: praca zdalna versus biurowa, kończąc na doborze narzędzi i metod zarządzania projektami. MPWiK wychodzi z założenia, że to PM najlepiej wie co w danym przypadku się sprawdzi, a co nie.

Oczywiście pewne rygory są utrzymywane. Projekty nadal są realizowane według harmonogramu oraz budżetu. Na przykład dla najważniejszych projektów stosowana jest aplikacja P2Ware, wdrożona w MPWiK specjalnie do ich monitorowania. W wielu przypadkach PM-owie rozwinęli także swoje własne narzędzia oparte na przykład na Excelu.

W pierwszych latach działania zespołu kluczowe było wsparcie i zaufanie Zarządu Spółki.

Sukces wymagał od dyrekcji dużej dozy cierpliwości oraz zaufania dla nowego zespołu, ponieważ pierwsze mierzalne efekty pracy jednostki B+R były widoczne dopiero po kilku latach od jej założenia. Ważna była jednak postawa całego zespołu wobec reszty organizacji. CNT mocno wsłuchiwało się w potrzeby pracowników i starało się im sprostać. Obecnie Centrum Nowych Technologii jest ogromnym wsparciem dla pracowników MPWiK.

Zarządzanie portfelem projektów

Stale rozwijające się Centrum Nowych Technologii, w sposób elastyczny doskonaliło zasady i mechanizmy działania, dopasowując je tym samym do zmieniającego się otoczenia i zwiększającej się liczby projektów.

Raz do roku MPWiK Wrocław przeprowadza kalibrację strategii. Podczas kilkudniowych warsztatów weryfikowane są kluczowe kierunki rozwoju oraz projekty strategiczne niezbędne dla rozwoju MPWiK. Strategia jest również głównym punktem odniesienia do działań zespołu CNT.

Ponadto zespoły techniczne na bieżąco mogą zgłaszać potrzeby wsparcia, a partnerzy naukowi oraz biznesowi wspólnie z MPWiK stale opracowują rozwiązania techniczne oraz technologiczne.

Cykliczna analiza pracy zespołu CNT pozwala odpowiedzieć na kluczowe pytania weryfikujące dalszą działalność, między innymi  jak oszacować liczbę projektów oraz ich pracochłonność, które projekty kontynuować, a które wycofać? Sposób podejścia określa wdrożona w 2018 roku Polityka B+R+I MPWiK. Choć zespół nie korzysta z konkretnej metodyki, to sposób planowania jest dość mocno usystematyzowany i uporządkowany. Planowanie prowadzone jest w interwałach miesięcznych, a każdy projekt przechodzi przez fazy, po których pojawiają się bramki decyzyjne.

Poszczególne fazy projektów MPWiK Wrocław

Analiza pomysłu

Krok 1. Benchmark zewnętrzny – czy istnieją już rozwiązania tego zagadnienia?

Krok 2. Analiza techniczno-ekonomiczna wraz ze wstępnym studium wykonalności rozwiązań.

Pilotaż

Krok 3. Pilotaż – wytwarzamy produkt lub produkty w formie prototypu i testujemy na naszych instalacjach badawczych.

Krok 4. Sprawdzamy, jak nasz prototyp lub rozwiązanie ma się do innych już istniejących rozwiązań.

Wytworzenie pełnoskalowego rozwiązania

Krok 5. Tworzymy agendę badawczą.

Krok 6. Realizujemy projekt na pełną skalę.

Uruchomienie w produkcji

Krok 7. Decyzja o uruchomieniu nowego rozwiązania w pełnej skali przedsiębiorstwa.

Przykładem projektu, który przeszedł pełen cykl – od pomysłu do decyzji o wdrożeniu –  jest opracowana w zakresie projektu B+R technologia dotycząca zagospodarowania odcieku z pras mechanicznych pracujących we Wrocławskiej Oczyszczalni Ścieków.

Zarządzanie przepływem pracy

MPWiK realizuje projekty finansowane głównie ze środków publicznych. A takie mają swoją specyfikę. Tempo prac nad projektem często zależy od ograniczeń proceduralnych (Prawo Zamówień Publicznych, Wytyczne Unijne). Co robić jeśli projekt „czeka”? Zazwyczaj uruchamiany jest do realizacji kolejny projekt. Akceptowane jest wówczas ryzyko spiętrzenia pracy, ponieważ czasem zawieszony projekt aktywuje się wcześniej niż zakładano. Nie ma na to złotej recepty. Czasem trzeba podjąć decyzję o zawieszeniu któregoś projektu, czasem akceptowane jest chwilowe spiętrzenie pracy. Najlepszym rozwiązaniem staje się w takich przypadkach dyskusja w zespole i wybranie rozwiązania najbardziej optymalnego w oparciu o doświadczenie pracowników.

Infrastruktura dająca możliwość eksperymentowania oraz testowania

W przypadku projektów IT testując coś bezpośrednio „na produkcji” możemy zwyczajnie zepsuć aplikację, zazwyczaj mamy jednak kopię bezpieczeństwa. Owszem, jest to stresujące, ale w najgorszym scenariuszu kończy się brakiem w dostępie do usługi.

W przypadku gospodarki wodno-ściekowej sprawa jest bardziej skomplikowana. Testowanie nowych rozwiązań w sieci, tej rzeczywistej – wodociągowo-kanalizacyjnej, może doprowadzić do znacznie poważniejszych problemów.

Aby uniknąć takich sytuacji MPWiK zainwestowało w instalacje służące do testowania. Duża część z tej inwestycji została sfinansowana ze środków UE, niemniej była to ważna i trudna decyzja. Powstały dwa zakłady eksperymentalne:

1. Mini zakład produkcji wody na terenie Zakładu Produkcji Wody „Mokry Dwór”
2. Stacja Badawcza na terenie Wrocławskiej Oczyszczalni Ścieków – fermentacja i oczyszczanie biologiczne.

Obie instalacje dają możliwość bezpiecznego sprawdzania pomysłów oraz hipotez, a co równie istotne, szanse testowania technologii otworzyły zupełnie nowe możliwości do pozyskiwania środków unijnych. Duża część konkursów unijnych na projekty tak zwane wdrożeniowe dotyczy technologii, które znajdują się na wysokim poziomie TRL (5-6), czyli takich, które były już testowane w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Posiadanie tego typu infrastruktury oraz kompetencji związanych z samodzielnym pisaniem wniosków pozwoliło na pozyskanie dofinansowania na projekty o łącznej wartości ponad 20 milionów złotych.

Angażowanie otoczenia do współpracy

Ważnym elementem sukcesu okazało się również angażowanie otoczenia MPWiK, przy czym elementy otoczenia nie są przypadkowe:

1. Instytucje naukowo badawcze

Przykładem jest szeroka współpraca z Politechniką Wrocławską, która uzupełnia możliwości MPWiK Wrocław swoim potencjałem naukowym oraz infrastrukturą. Uczelnie często dysponują badaniami podstawowymi, z których może skorzystać Spółka. Jednocześnie tworzenie konsorcjów przy projektach badawczych zmniejsza konsekwencje w przypadku braku sukcesu projektu. Konsekwencje rozkładają się na wiele podmiotów i są mniej dotkliwe, a wnioski składane przez konsorcja często są lepiej oceniane przez instytucje finansujące.

2. Sieci wspierające benchmarking

MPWiK przystąpiło do trzech stowarzyszeń, które wspierają benchmarking. Na przykład European Benchmarking Corporation daje dostęp do danych od niemal 140 milionów użytkowników sieci. Patrząc na krok 1. fazy każdego projektu badawczego MPWiK, znaczenie takich inicjatyw jest ogromne.

3. Firmy

System uzupełnia współpraca z firmami, które wnoszą kilka dodatkowych korzyści. Głównie świeże podejście do projektu oparte na myśleniu biznesowym. Przykładem jest tutaj wdrożenie systemu informatycznego SmartFlow, który wykorzystuje ponad 100 urządzeń monitorujących ilość i ciśnienie wody przepływającej przez sieć wodociągową oraz liczne loggery szumu, które łatwo mogą zlokalizować jeden z najtrudniejszych typów awarii wodociągowej czyli tzw. „ukryty wyciek”. Projekt został zrealizowany przez MPWiK we współpracy z Microsoft oraz Future Processing, które dostarczyły zaplecze IT. Istotny we współpracy z firmami jest model podziału zysku z efektów projektu. Każdy partner ma prawo udziału w tych zyskach, co skłania konsorcjantów do angażowania się w projekt na etapie realizacji, ale również na etapie wprowadzenia rozwiązania na rynek.

Jaka jest więc recepta na zbudowanie środowiska wspierającego eko-innowacje w dużej publicznej organizacji?

1. Duża odwaga i cierpliwość kierownictwa firmy w oczekiwaniu na pierwsze sukcesy. Duże projekty B+R charakteryzuje odroczony czas uzyskania pierwszych wymiernych rezultatów.
2. Zespół o komplementarnych kompetencjach, nastawiony na działanie i wspierany przez Zarząd
3. Elastyczność w doborze metod i narzędzi, miks konserwatyzmu dla całej organizacji oraz elastyczne działanie projektowe.
4. Zacieśnianie współpracy z otoczeniem, które wspiera zmianę i ogranicza ryzyko.