Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak organizacje osiągają sukces, równocześnie realizując wiele różnorodnych projektów? Sekret tkwi w zarządzaniu programem, które pozwala na efektywne integrowanie poszczególnych projektów tak, aby osiągnąć wspólne cele strategiczne. W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, zarządzanie programem jest nie tylko pomocne, ale często kluczowe dla sukcesu organizacji.
Zarówno zarządzanie programami, jak i projektami odgrywają kluczowe role w osiąganiu sukcesu. Choć oba te terminy są często używane zamiennie, istnieje istotna różnica między nimi. Zarządzanie projektami koncentruje się na realizacji pojedynczych, unikalnych celów, podczas gdy zarządzanie programami obejmuje koordynację wielu powiązanych projektów, które razem prowadzą do osiągnięcia szerszych celów strategicznych organizacji.
Kiedy uruchamiamy zarządzanie programem
Jeżeli organizacja ma na celu osiągnięcie szerokich i złożonych celów, które wymagają realizacji wielu powiązanych projektów, zarządzanie programem może zapewnić skuteczną koordynację i kontrolę nad tymi projektami. Pozwala ono na koordynację i integrację poszczególnych projektów, zarządzanie zasobami i ryzykami w ramach struktury organizacyjnej programu a także monitorowanie osiągnięcia celów strategicznych. Dzięki temu firma może osiągnąć synergiczne korzyści z realizacji wielu powiązanych projektów.
Korzyści z zarządzania programem
Wśród wielu korzyści wynikających z uruchomienia zarządzania programem, niewątpliwie można wymienić:
- Wsparcie strategicznego podejścia do biznesu. Programy są zwykle powiązane z celami strategicznymi organizacji, co pozwala na lepsze zrozumienie i realizację tych celów. Zarządzanie programami wspiera strategiczne podejście do biznesu, umożliwiając organizacji osiąganie długoterminowych korzyści.
- Zwiększenie wartości dla interesariuszy. Dobrze zarządzane programy przynoszą wartość dla interesariuszy, takich jak klienci, pracownicy czy partnerzy biznesowi. Poprzez osiąganie celów programu, organizacja jest w stanie zaspokoić potrzeby i oczekiwania swoich interesariuszy, co prowadzi do wzrostu ich satysfakcji i lojalności.
- Optymalizacja zasobów. Kierowanie programem umożliwia efektywne wykorzystanie zasobów, zarówno ludzkich, jak i materialnych. Poprzez odpowiednie planowanie i alokację zasobów, organizacje mogą uniknąć niepotrzebnych wydatków i zwiększyć efektywność pracy.
- Redukcja ryzyka. Zarządzanie programami pozwala na identyfikację, analizę i kontrolowanie ryzyka na poziomie programu. Dzięki temu organizacje są w stanie lepiej przewidywać i reagować na zagrożenia, co prowadzi do zmniejszenia prawdopodobieństwa niepowodzenia projektów.
Co zrobić, aby program był skuteczny
Niezbędne jest właściwe dobranie i układanie projektów, które pozwolą na osiągnięcie synergii i maksymalizację korzyści dla organizacji. Jednym ze sposobów na zwiększenie efektywności zarządzania programem jest podział projektów na transze. Transza to grupa projektów, które są realizowane równocześnie w ramach programu. Podział projektów na transze pozwala na lepsze zarządzanie zasobami, czasem i ryzykiem, a także na osiągnięcie synergii między poszczególnymi projektami.
Kryteria podziału projektów na transze
Przy układaniu projektów w transze warto wziąć pod uwagę następujące kryteria:
- Zgodność z celami strategicznymi: projekty w transzy powinny być powiązane z tymi samymi celami strategicznymi, aby ich realizacja przyczyniła się do osiągnięcia tych celów.
- Wzajemne powiązanie: projekty w transzy powinny być wzajemnie powiązane, co pozwoli na osiągnięcie synergii i maksymalizację korzyści z ich realizacji.
- Zasoby: projekty w transzy powinny być tak dobrane, aby ich realizacja nie przekraczała dostępnych zasobów organizacji, takich jak ludzie, czas czy budżet.
- Ryzyko: należy ocenić ryzyko związane z realizacją poszczególnych projektów w transzy i uwzględnić je w procesie układania, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia programu.
Governance programu
Podstawą skutecznego programu jest jasno zdefiniowana struktura organizacyjna, która określa role i odpowiedzialności poszczególnych uczestników programu.
Sprawdza się trójstopniowa struktura programu (Rys. 1) uwzględniająca zarządzanie na poziomie strategicznym, operacyjnym oraz realizacji programu.
Rys. 1. Trójstopniowa struktura programu
Źródło: opracowanie własneKomitet Sterujący
W skład Komitetu Sterującego Programu powinni wejść przedstawiciele zarządu lub kierownictwa wyższego szczebla, odpowiedzialni za:
- decyzje inwestycyjne;
- określanie kierunku działalności biznesowej;
- zapewnianie ciągłej, ogólnej zgodności programu ze strategicznym kierunkiem organizacji.
Komitet Sterujący jest odpowiedzialny między innymi za zatwierdzenie zakresu i celów programu, zatwierdzanie finansowania czy rozwiązywanie międzyprogramowych zagadnień strategicznych i kierunkowych. Bardzo istotne jest, aby członkowie Komitetu Sterującego zapewniali ciągłe zaangażowanie i poparcie dla celów programu chociażby w trakcie spotkań zarządu.
Komitet Operacyjny
Podstawowym celem Komitetu Operacyjnego jest wsparcie w dostarczaniu rezultatów i korzyści programu.
Jego członkami powinny być osoby, które zapewnią zasoby i dbają o ich właściwe zaangażowanie. W skład Komitetu Operacyjnego wchodzi również Właściciel biznesowy, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za program, zapewniając, aby zrealizował on swoje cele i oczekiwane korzyści. Osoba, która pełni tę rolę, musi być odpowiednio umocowana, aby zarządzać strategicznie programem i podejmować decyzje.
Komitet Operacyjny odpowiedzialny jest za dostarczanie rezultatów i korzyści programu oraz zapewnienie, aby program był realizowany w ramach uzgodnionych parametrów (na przykład kosztu, wpływu na organizację, oczekiwanych korzyści). Komitet Operacyjny odpowiada również za rozwiązywanie zagadnień strategicznych i kierunkowych między inicjatywami realizowanymi w ramach programu.
Kierownik Programu
Realizacja programu odbywa się pod przewodnictwem Kierownika Programu, którego odpowiedzialnością jest codzienne nim zarządzanie, obejmujące utrzymywanie tempa realizacji, planowanie, projektowanie oraz proaktywne monitorowanie jego ogólnego postępu. Do obowiązków Kierownika Programu należy także rozwiązywanie problemów oraz inicjowanie działań korygujących.
Podsumowanie
Decyzja o tym, czy skupić się na zarządzaniu programami, czy projektami, zależy od celów i struktury organizacji. W przypadku realizacji pojedynczych, unikalnych celów, zarządzanie projektem jest odpowiednim podejściem. Natomiast, gdy organizacja dąży do osiągnięcia szerszych celów strategicznych poprzez realizację wielu powiązanych projektów, zarządzanie programem jest kluczem do sukcesu.
Wdrożenie zarządzania programem w organizacji zazwyczaj wiąże się z opracowaniem odpowiedniej struktury organizacyjnej, procesów i narzędzi, które pozwolą na skuteczne zarządzanie programem i osiągnięcie zamierzonych celów. Jest to proces wymagający zaangażowania zarówno kadry zarządzającej, jak i uczestników programu oraz dostosowania do specyfiki danej organizacji.
Senior Project Manager z wieloletnim doświadczeniem w różnych branżach, takich jak bankowość, energetyka, ubezpieczenia, kolejnictwo oraz retail. Zdobyła szeroką wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje niezbędne do skutecznego zarządzania projektami, programami oraz portfelem projektów.