Czasami jedna decyzja może całkowicie zmienić czyjeś życie. Ile razy los podsunął Ci jakąś propozycję, której nie zaakceptowałeś? Jak często nauczyciel/wykładowca/szef/znajomy mówili, żebyś spróbował wykorzystać daną szansę, ale bałeś się to zrobić? Czasem warto jest wyjść ze strefy komfortu, a o tym więcej poniżej.
Najważniejszy pierwszy krok
W trakcie studiów licencjackich dołączyłam do Koła Naukowego PROJECT, którego celem jest wspólne zdobywanie i szerzenie wiedzy dotyczącej zarządzania projektami. Dzięki KN PROJECT poznałam wielu wspaniałych ludzi, w tym opiekunkę naszego koła. To właśnie ona zaproponowała nam na początku 2021 roku udział w konkursie, który – jak się potem okazało – odmienił całe moje życie.
W pierwszej chwili nie byłam zainteresowana. Stwierdziłam, że komunikacja z obcymi ludźmi w języku angielskim, stosowanie specjalistycznego słownictwa branżowego oraz sprawdzanie wiedzy na temat zarządzania projektami, która w tamtym momencie mojego życia była na poziomie bardzo podstawowym, znacznie przekracza moje zdolności i umiejętności. Nie zdecydowałam się na przesłanie formularza zgłoszeniowego w terminie z powodu strachu i braku wiary w siebie.
Wkrótce okazało się, że rekrutacja do konkursu została przedłużona. Nieprzekonana, przesłałam zgłoszenie na dwie godziny przed deadlinem, z myślą: „najwyżej mnie nie przyjmą, w końcu nie mam nic do stracenia”. Przyjęli mnie, a rozmowy rekrutacyjne przeszłam śpiewająco, dzięki czemu przydzielono mnie do zespołu.
O GeCCo w pigułce
GeCCo, czyli Global eCollaboration Competition to międzynarodowy konkurs z dziedziny zarządzania projektami dla osób w wieku 18-35 lat, organizowany od 10 lat przez IPMA Young Crew Global. Jego główną częścią jest live event polegający na drużynowym rozwiązaniu case study w ciągu 24h. Zakwalifikowani kandydaci są przydzielani do międzynarodowych, wirtualnych zespołów na czas wydarzenia. Uczestnicy rozwiązują zadania przygotowane przez organizatorów w trakcie pre-case study, case study podczas wydarzenia na żywo oraz post-case study.
Pre-case study polega na rozwiązaniu prostego zadania, które pozwala na bliższe poznanie się członków zespołu, wymianę doświadczeń oraz zaplanowanie zarządzania czasem przy uwzględnieniu wielu stref czasowych. Na rozwiązanie case study drużyny mają 24h, a głównym celem jest opracowanie dokumentacji dla konkretnego projektu. Post-case study to nagranie filmiku dotyczącego GeCCo, który może przedstawiać lessons learned całego zespołu.
Dzielą nas kilometry, łączy jeden cel
W edycji 2020/21 konkursu GeCCo wzięło udział 156 osób pochodzących z 26 krajów. Team 25 “Project Interstellar”, do którego mnie przydzielono był mieszanką kulturową ludzi posiadających różne doświadczenia zawodowe i życiowe. W skład zespołu wchodziły osoby pochodzące z Polski, Iranu, Słowacji, Holandii/Grecji (Greczynka żyjąca w Holandii), Peru oraz Meksyku. Na początku musieliśmy się poznać i ustalić reguły funkcjonowania w zespole, takie jak przywództwo, wsparcie, wzajemny szacunek, tolerancja, aktywne słuchanie, konstruktywna krytyka, odpowiedzialność czy czynna współpraca.
Zespoły wielokulturowe mają wiele zalet, ale również wad. Z jednej strony umożliwiają wymianę doświadczeń i wiedzy na temat narzędzi używanych w różnych miejscach na świecie, co wspiera kreatywność i innowacyjność. Z drugiej strony zróżnicowanie naraża zespół na problemy związane z komunikacją, konflikty z powodu stereotypów czy uprzedzeń. Otwartość jest niezbędna, aby móc pracować z ludźmi odmiennymi od nas samych. Nie należy oceniać innych negatywnie z powodu wyznawanej religii, osobistych zwyczajów i przekonań. W GeCCo miało to ogromne znaczenie.
Zespoły wirtualne, jakie również występują w przypadku GeCCo, wymagają stosowania nowoczesnych narzędzi komunikacji i organizacji pracy, aby każdy był na bieżąco. Niemalże niemożliwe jest, aby być w ciągłym kontakcie ze wszystkimi z powodu różnic w strefach czasowych, co skutkuje różnymi porami funkcjonowania i odpoczynku. Wskazane jest określenie lidera, który będzie przewodzić zespołowi, motywować i wspierać go w dążeniu do celu. Zadania muszą zostać umiejętnie rozdzielone, a każdy powinien dokładnie wiedzieć, za co jest odpowiedzialny.
Mimo całej gamy różnic, łączył nas jeden główny cel: zwycięstwo. Po wielu godzinach cudownych rozmów przy wykonywaniu pre-case study byliśmy gotowi na live event.
Fot. stock.adobe.comPlan – coś, co potem wygląda absolutnie inaczej
Szybko okazało się, że stres to czynnik destrukcyjny. Od początku wiedzieliśmy, że przez połowę 24h rozgrywki będziemy pracować w 5, a nie w 6 osób, ponieważ jedną osobę zatrzymały obowiązki i miała do nas dołączyć później. Krótko po przesłaniu case study przez organizatorów jeden z członków naszego zespołu zrezygnował z rozgrywki – prawdopodobnie zadanie go przerosło. 20 minut po starcie zostałyśmy w zespole we 4, załamane i zrezygnowane.
Z dołka wyciągnęła nas team leaderka – prawdziwa przywódczyni, silna niczym lokomotywa. Rozdzieliła zadania i doskonale zorganizowała pracę zespołu. Mieliśmy świadomość, że wygrana wymaga od nas silnej współpracy i samodyscypliny, musieliśmy dać z siebie wszystko. Na szczęście nie zabrakło nam motywacji, a w połowie live eventu byliśmy już w komplecie. Zadanie konkursowe, systematycznie wypełniane i dopracowane w każdym szczególe przesłaliśmy do jury w ostatnich minutach przeznaczonego na to czasu. Pozostało nam odetchnąć z ulgą, zająć się wykonaniem post-case video i czekać na wyniki…
Co cię nie zabije, to cię wzmocni
Czas dłużył się niemiłosiernie. Trwaliśmy w niepewności niemal miesiąc, aż nadszedł ten dzień – Awards Ceremony. Gdy organizatorzy przedstawiali wyniki, po ogłoszeniu trzeciego miejsca przestaliśmy już słuchać z myślą, że nie mamy żadnych szans na podium, ale przynajmniej świetnie się bawiliśmy. Nagle okazało się, że wygraliśmy! Nasza drużyna zajęła pierwsze miejsce w międzynarodowym konkursie, wprost nie mogliśmy w to uwierzyć!
Udział w GeCCo nauczył nas wszystkich naprawdę dużo. Postanowiliśmy spisać następujące lessons learned, którymi chcielibyśmy kierować się w przyszłości:
- Każda przeszkoda może być szansą – jeśli potkniemy się czy upadniemy, nie należy się poddawać, lecz wstać i wytrwale walczyć dalej.
- Learning by doing – najlepszy sposób, aby czegoś się nauczyć, to zacząć to robić.
- Otwórz swój umysł, wykorzystaj wiedzę i umiejętności – narzędzia dostosowane do zadań oraz otwartość na doświadczenia to klucz do sukcesu.
- Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz – jeśli zawiedziemy czyjeś zaufanie na początku, dalsza współpraca może okazać się niemożliwa.
- “A strong woman looks a challenge dead in the eye and gives it a wink” – słowa Giny Carey, które okazały się niezwykle prawdziwe w naszym przypadku, gdyż nad większością zadań pracowały głównie kobiety, stanowiące większość naszego zespołu.
- Team = together – niezależnie od momentu, w którym dołączaliśmy do zespołu, byliśmy na siebie otwarci, wspieraliśmy się nawzajem, ponieważ przyświecał nam wspólny cel.
- Przeprosiny nie naprawią błędu – zamiast pustych słów i tłumaczeń, lepiej jest wziąć się do roboty, aby naprawić swoje niedociągnięcia.
Choć od zwycięstwa minęło już wiele miesięcy, nadal pozostajemy w kontakcie ze sobą i wymieniamy się doświadczeniami. Okazuje się, że każdy z nas rozwija swoją karierę w zarządzaniu projektami, a obserwowanie tego procesu jest naprawdę fascynujące. Czuję, że dzięki GeCCo połączyła nas silna więź, która będzie w przyszłości owocować współpracą nad prawdziwymi projektami.
GeCCo od kuchni
W 2022 roku zostałam zaproszona do organizowania kolejnej edycji GeCCo jako krajowy Lokalny Organizator. Znowu miałam okazję współpracować z ludźmi z całego świata, tym razem jednak moja rola była zupełnie inna – obsługa zgłoszeń, rekrutacja, selekcja oraz przekazywanie informacji pomiędzy organizatorami, a kandydatami. GeCCo od kuchni wygląda całkowicie inaczej, a realizacja projektu zaczyna się na wiele miesięcy przed tym, gdy ogłosi się rekrutację. Dzięki roli Lokalnego Organizatora miałam okazję poznać ten wspaniały konkurs od drugiej strony, co pozwoliło na znaczne poszerzenie mojej sieci kontaktów.
Co jeszcze dał mi udział w konkursie? Po pierwsze uznanie na mojej uczelni – Wydziale Ekonomii, Finansów i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego, którego Pani Dziekan wręczyła mi oficjalny list gratulacyjny oraz pakiet nagród. Po drugie – wygrałam voucher na certyfikację IPMA-D, który mogłam zrealizować. Po trzecie – unikalne doświadczenie, bardzo cenne z perspektywy rynku pracy. Po czwarte – rozwinęła się moja kariera w zarządzaniu projektami. Po piąte – nowe międzynarodowe przyjaźnie, które nie znają granic.
Bierzcie byka za rogi!
Drodzy Studenci! Nie bójcie się wyjść ze swojej strefy komfortu i uwierzcie w swoje możliwości i umiejętności. Jeśli Wasz wykładowca oferuje Wam ciekawą możliwość, skorzystajcie z niej. Właśnie teraz jest Wasz czas na naukę i popełnianie błędów. Nie macie nic do stracenia, nad czym więc się zastanawiać? Oby Wasze wszystkie, nawet spontaniczne decyzje były owiane samymi sukcesami!
Magistrantka kierunku zarządzanie na Uniwersytecie Szczecińskim, Przewodnicząca Koła Naukowego Zarządzania Projektami „PROJECT”, Członkini Rady IPMA Young Crew Polska, od kilku lat laureatka Stypendium Rektora USz dla najlepszych studentów. Podsiada certyfikaty potwierdzające kompetencje z zarządzania projektami IPMA-D oraz IPMA-Student. W wolnych chwilach lubi uczyć się nowych rzeczy, słuchać muzyki, podróżować i robić zdjęcia.