Jak pogodzić procedury i standardy performing organization z unikalnością i nietypowością projektu?
Każdy, kto nawet pobieżnie przekartkował PMBOK® Guide, 5th ed. lub dowolne streszczenie, zauważył, że na samym początku projektu, w grupie procesów inicjowania, znajduje się proces Identify Stakeholders. Jest to jedno z tych „miejsc” w zarządzaniu projektem, które jest obowiązkowe, a wszelkie błędy prawie niewybaczalne. Dlaczego? Bez wystarczająco dobrego rozpoznania wśród interesariuszy masz 100% gwarancji, że pominiesz część zakresu, ryzyka, pomysłów dotyczących organizacji pracy etc.
Prosty test: Weź dowolny z 46 pozostałych procesów opisanych w PMBOK® Guide i zadaj sobie pytanie, czy da się go przeprowadzić bez interesariuszy.
Przejście przez proces Identify Stakeholders nie jest na szczęście bardzo trudne, ale wymaga dogłębnego zrozumienia co najmniej performing organization, jej enterprise environmental factors oraz jej organizational process assets. Co najmniej…
Pytanie pierwsze: Ile jest projektów w Twoim projekcie?
Jesteś kierownikiem projektu. Kto jest sponsorem Twojego projektu? Kto będzie partycypował w Twoim projekcie? I wreszcie: czy ktokolwiek z Twoich interesariuszy jest przedstawicielem osobnej organizacji zaangażowanej w projekt, np. przedstawicielem dostawcy? Każda z tych organizacji tworzy (lepiej lub gorzej) swój własny projekt, ściśle powiązany z Twoim projektem. Każda organizacja zaangażowana w Twój projekt ma swoje własne enterprise environmental factors oraz organizational process assets, które musisz uwzględnić. A dokładniej – utworzyć przemyślaną relację pomiędzy oczekiwaniami Twojej performing organization z pozostałymi.
Ile jest projektów w projekcie?
To pytanie nie jest wzięte ze scenariusza filmu Barei. Projekt jest zazwyczaj formą spotkania klienta i dostawcy w konkretnym, choć nie tym samym dla nich obu, celu. Współpracę reguluje umowa. Regulacje w niej zawarte nie mogą być sprzeczne z procedurami i standardami tak klienta, jak i dostawcy. Poźno rozpoznane istotne odstępstwa będą problemem, który odczują obie strony. Bo znaczna część zakresu projektu klienta i dostawcy jest wspólna.
Jeden projekt w projekcie zdarza się rzadko. 2-3 projekty w projekcie to stan typowy. Jeśli jesteś klientem, to typowe zaangażowane organizacje to:
- organizacja, z której pochodzi Twój sponsor,
- organizacje kluczowych dostawców.
Każda z tych organizacji powołuje swój projekt, ze swoim sponsorem i kierownikiem projektu. Pierwszych interesariuszy na liście już masz. To dopiero początek.
Rys. 1. Projektowa relacja dostawca – klient: projekty i procedury
Źródło: opracowanie własnePytanie drugie: Których standardów i procedur musisz przestrzegać?
Domyślna odpowiedź na to pytanie: wszystkich, które mają zastosowanie do Twojego projektu. Od kierownika projektu oczekuje się, że projekt będzie stosować procedury i standardy performing organization. Kierownicy projektu są rozliczani z tego przy każdej poważniejszej decyzji, np. podczas akceptacji budżetu. Im większa organizacja, tym trudniej ustalić, które standardy i procedury Cię obowiązują. Wskazany jest kontakt z osobą, która za dany standard lub procedurę odpowiada – kontakt ze strażnikiem standardu/procedury.
Każda organizacja zaangażowana w Twój projekt będzie oczekiwać, że również jej procedury i standardy będą stosowane. Teoretycznie wskazany byłby kontakt z osobą, która za dany standard lub procedurę tamże odpowiada. W praktyce musisz upewnić się, że kierownik projektu z tej partycypującej organizacji (zwany często koordynatorem, opiekunem umowy etc.) dopilnował tej relacji w sposób, który satysfakcjonuje Ciebie i strażników standardów/procedur z Twojej performing organization(!).
Minimalna lista strażników standardów i procedur zawiera:
- księgowość,
- kontrolera budżetowego,
- HR (kadry i płace),
- głównego architekta, głównego technologa, product managera i ich odpowiedniki,
- odpowiedzialnych za bezpieczeństwo np. oficer bezpieczeństwa informacyjnego, kierownik ochrony,
- IT, co najmniej w zakresie narzędzi i zasad pracy biurowej.
Częstym gościem na tej liście są również prawnicy, komórki odpowiedzialne za zakupy oraz biuro projektów.
Strażnik standardu: wróg czy przyjaciel?
Strażnik standardu lub procedury wykonuje ważną pracę dla performing organization np. HR-y gwarantują spójność i efektywność ogółu programów szkoleniowych. Przy odrobinie wysiłku ze strony kierownika projektu można projekt tak zaplanować, aby wzajemnie sobie pomóc. Znacznie łatwiej jest dostosować unikalny i tymczasowy projekt niż procedurę obowiązującą w całej organizacji. Konflikt warto wykorzystać, bo jest tworczy. Jeśli nie rozwiążecie go sami, decyzja zapadnie na naprawdę wysokim szczeblu, nieprędko, i musi być… naprawdę warta czasu VIP-ów.
Pytanie trzecie: Jak ustanowić relację ze strażnikiem standardu lub procedury?
Krytyczny warunek wstępny do odpowiedzi na to pytanie: masz gotową listę interesariuszy. Stan idealny: masz powiązaną z nimi listę standardów i procedur podejrzewanych o to, że będą Cię obowiązywać. Czyli wiesz z kim na jaki temat powinieneś rozmawiać.
Kolejnym sensownym krokiem będzie zastosowanie modelu power/interest grid, wskazanego jako jedna z technik Stakeholder Analysis (patrz str. 396-397 w PMBOK® Guide, 5th ed.) Strażnik standardu lub procedury jest osobą odpowiedzialną za rozwijanie tegoż oraz za przestrzeganie. Inaczej mówiąc, jeśli musisz przestrzegać, ale nie chcesz, strażnik dysponuje odpowiednim instrumentarium przymusu. Jest więc moc (power). A czy jest zainteresowanie (interest)? Jeśli jest – manage closely. Jeśli nie – keep informed. Tak czy owak sprawna relacja, z możliwie dużym dopasowaniem do potrzeb komunikacyjnych takiego interesariusza, jest konieczna. Model power/interest grid podpowiada kierunek zbudowania relacji.
Przykładowy zakres relacji z danym interesariuszem zawiera tabela poniżej. Tabelę tę można potraktować jako listę kontrolną dla zakresu uzgodnień ze strażnikami standardów i procedur z performing organizations zaangażowanych w Twój projekt, z naciskiem na uzgodnienia w ramach Twojej performing organization.
Ważne jest, aby te uzgodnienia były konkretne, np.: wszelkie faktury od dostawców w Twoim projekcie będą zawsze dekretowane na MPK 90800200. (Patrz Tabela 1)
Tabela 1. Strażnicy standardów w organizacji klienta i dostawcy
Źródło: opracowanie własnePodsumowanie
Niezmiernie rzadko zdarza się przegapić interesariusza realnie zainteresowanego rezultatami projektu. Jednym z tajników zawodu kierownika projektu jest umiejętność ustanowienia właściwych relacji z tymi interesariuszami, którzy mają lub mogą mieć duży wpływ na projekt, ale niekonieczne ujawnią się sami. Strażnicy standardów i procedur ujawnią się prędzej czy później. Rzecz w tym, że sami z siebie zrobią to w najgorszym możliwym momencie. Wpływ wywarty znienacka zawsze jest wtedy problemem.
Potrzebna jest relacja, aby moc kontrolować ten wpływ. Relacja ta oznacza dostosowanie projektu do wymagań strażników standardów i procedur albo, rzadko, zatwierdzenie ustępstwa na poziomie wyższym niż sponsor projektu. Działania te można potraktować jak dobrze zarządzane ryzyko: relacja jest formą obsługi ryzyka tak, aby dzięki tej relacji udało się nie tylko wybrnąć z zagrożeń, ale rrównież dostrzec szanse. I z nich skorzystać…
Trener w firmie ValueTank, niezależny kierownik dużych projektów wdrożeniowych IT oraz niezależny doradca w dziedzinie zarządzania. Specjalizuje się w kierowaniu projektami o wysokim ryzyku niepowodzenia, budżetowaniu projektów oraz controllingu w IT. Prowadzi zajęcia z zarządzania projektami ma studiach MBA na Akademii Leona Koźmińskiego oraz z controllingu i budżetowania w IT na studiach podyplomowych „Efektywne Zarządzanie IT w przedsiębiorstwie” w Szkole Głównej Handlowej. Posiada certyfikat PMP, PRINCE2 Foundation oraz Gartner TCO Ekspert. Jest członkiem PMI Poland Chapter.