Czy będąc Project Managerem w świecie wszechobecnej zmiany, digitalizacji, automatyzacji oraz AI łatwo jest się przebranżowić? Czy zarządzanie projektem różni się pomiędzy sektorami? Czy istnieją uniwersalne praktyki, które przydadzą się każdemu PM-owi?
Artykuł sponsorowany
Mogłoby się wydawać, że projekt to projekt, a zarządzanie nim oznacza po prostu kierowanie takimi tematami jak jego zakres, czas, koszty, jakość, ryzyko, zasoby, komunikacja i zmiana. Jednak wiele z tych aspektów ma zupełnie inny charakter w zależności od branży i przedmiotu, którego dotyczy dane działanie. Zmiana sektora, w którym się pracuje, stanowi wyzwanie dla każdego, jednak z solidnymi podstawami w zakresie zarządzania projektami oraz odpowiednim nastawieniem może stać się zdecydowanie prostsza.
Moc podobieństw – skoncentruj się na tym, co już znasz
Na początek najlepszym podejściem jest odnalezienie podobieństw. Nowe zasady, specyfikacje branży, biznesu czy produktu możesz osadzić w podstawach, które dobrze znasz. Zarządzanie zakresem, czasem, kosztami, zasobami, ryzykiem i zmianą opierają się na dokładnie tych samych zasadach teoretycznych niezależnie od sektora, w którym pracujesz. Dodatkowo, Twoja wiedza zdobyta w poprzedniej branży czy organizacji oraz spojrzenie „z zewnątrz” mogą stanowić dużą wartość. Nie należy jednak zapominać o tym, że w szczegółach procesy projektowe mogą się mocno od siebie różnić. Warto postawić na elastyczność i dostosowywanie ogólnych zasad do konkretnych sytuacji.
Identyfikacja różnic – stwórz plan działania na przyswojenie i zrozumienie różnic
W kolejnym kroku warto nastawić się na odnajdywanie i analizowanie różnic. Należy również pamiętać o tym, że niektóre aspekty, narzędzia, podejścia, metodyki czy frameworki będą dla nas, ze względu na specyfikę danego sektora, nie tyle różne, ile zupełnie nowe. Po podjęciu decyzji o zmianie branży i warto zapoznać się z literaturą, przećwiczyć pewne schematy na podstawie ogólnodostępnych materiałów i co najważniejsze porozmawiać o zarządzaniu projektami z osobami, które mają doświadczenie w wybranym przez nas sektorze.
Long story short: projekty logistyczne vs. projekty IT w oparciu o doświadczenie własne
Po ośmiu latach pracy operacyjnej i projektowej w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw, zdecydowałam się zmienić ścieżkę na zarządzanie projektami w branży IT. Udało mi się przejść przez tę zmianę z sukcesem, dzięki dobrym zdolnościom planowania, elastyczności oraz zaangażowaniu. W procesie zmiany odnalazłam wiele podobieństw w prowadzeniu projektów w obydwu branżach, jednak liczba różnic jest znaczna. To właśnie dlatego planowanie okazało się kluczowe.
Praca w logistyce to świat fabryk, magazynów, transportów, kontenerów itp. Projekty mogą dotyczyć poprawy wydajności magazynów, wdrażania nowych strategii dostaw, poprawy i zmian logistyki produkcji w fabrykach, zmian centrów dystrybucji i outsourcingu, zmian wewnętrznych procesów czy sposobów i wydajności transportu. W tej branży prawie każda decyzja ma fizyczne odniesienie, które natychmiast jest widoczne i odczuwalne przez beneficjentów danego projektu. Jako PM szybko widzisz rezultaty swoich działań.
Świat IT związany jest z programowaniem, bazami danych, chmurą, testowaniem, z nastawieniem na dostarczanie rozwiązań technologicznych oraz zwiększeniem optymalności wdrażanych systemów, oprogramowania i infrastruktury w organizacjach. Praca planowana jest w oparciu o metodyki zwinne z regularnymi cyklami dostarczania pracy (Scrum – sprinty). W zarządzaniu projektem informatycznym każda decyzja jest widoczna wirtualnie w kolejnych wydaniach systemu. Jednak, aby zobaczyć efekt projektu i przydatność dla końcowego użytkownika trzeba poczekać. Od początkowej wersji może powstać wiele iteracji, a finalnie dostarczone rozwiązanie może różnić się od pierwotnie zamierzonego. Kluczowa jest duża regularność sprawdzania dostarczanej pracy, aby w jak najszybszy sposób odnaleźć ewentualne błędy i je poprawić, czyli udoskonalić produkt, który trafi do użytkowników.
Tabela 1. Najważniejsze różnice pomiędzy projektami logistycznymi i informatycznymi
Źródło: opracowanie własneWażne jest, aby dostosować odpowiednią metodykę i podejście do rodzaju projektu oraz uwzględnić konkretne potrzeby i wyzwania związane z daną dziedziną.
Dobre praktyki
Pomimo różnic w specyfice działań i celach projektów, w obydwu branżach kluczowe jest odpowiednie planowanie, zarządzanie zespołami, komunikacja oraz kontrola. Na koniec przedstawiam kilka dobrych praktyk w każdym z tych obszarów.
Planowanie
To podstawa każdego działania, nie tylko w zarządzaniu projektami. Przygotowany plan – w oparciu o wcześniejsze badania, analizę sytuacji, rozpoznanie rynku lub podmiotu działań, pomaga tworzyć strategie oraz zmniejszać ryzyka (lub ich część) poprzez ich wcześniejszą identyfikację. Uważam, że powiedzenie: „dobre planowanie to 50% sukcesu każdego działania” może być kluczem do sukcesu.
Zarządzanie zespołami projektowymi
Kolejny bardzo ważny aspekt zarządzania projektami to posiadanie na pokładzie odpowiednich osób. Dla Project Managera, branie odpowiedzialności za sprawne działanie zespołu to istotny czynnik powodzenia projektu. Warto brać udział w rekrutacji i już od początku budować zespół w oparciu o transparentne zasady. Jeżeli nie jest to możliwe, Project Manager powinien dedykować swój czas na integrowanie zespołu, aby zbudować w członkach poczucie wspólnego celu i odpowiedzialności za dostarczenie produktu.
Komunikacja
Należy kłaść nacisk na klarowność i spójność w przekazywaniu komunikatów oraz ustalenie kanałów komunikacji. Wypracowanie w zespole projektowym bezpiecznej i otwartej atmosfery, w której można mówić o błędach i blokadach, a na tej podstawie wyciągać wnioski i się uczyć, to kolejne zadanie PM-a. Nie można zapominać o transparentnej komunikacji z beneficjentami i sponsorami projektu.
Kontrola
W mojej opinii to najważniejszy element zarządzania projektami i zmianą. Kontrola nad postępem projektu i monitorowanie pomaga wykryć ryzyka i zagrożenia na wczesnym etapie, dzięki czemu można zmienić plan i dostosować się do obecnych warunków i wymagań projektu, a także sprawnie zarządzać zmianą.
Podsumowując, nie jest łatwo się przebranżowić, ponieważ zarządzanie projektami w różnych branżach czy sektorach różni się od siebie. Jednak z dobrym podejściem, zestawem dobrych praktyk, zaangażowaniem i konsekwencją w działaniu, zmiana branży jest wykonalna.
Aktualnie Project Manager w branży IT. Posiada ponad 8 lat doświadczania w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw. Pasjonatka pracy z wielokulturowymi zespołami. Wierzy, że w pracy projektowej na pierwszym miejscu są ludzie i warto wspierać ich w dotarciu do wspólnego celu projektowego. Zwolenniczka zwinnego i elastycznego podejścia projektowego. Prywatnie miłośniczka włoskiej kultury i kuchni.