Skuteczna retrospektywa w zespole rozproszonym. Project Managera skrzynka z narzędziami, cz. XI.

Agile to już na tyle popularny sposób pracy projektowej w międzynarodowych firmach, które mają siedziby w wielu krajach, że coraz częściej słyszymy o zespołach roz­proszonych. Tym samym coraz rzadziej je­steśmy w stanie, zgodnie z szóstą zasadą Agile Manifesto, mieć zespół w jednej loka­lizacji, siedzący razem i wspólnie pracujący. Niektóre podejścia wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom i uwzględniają pomocne praktyki dla zwinnej pracy zespołów roz­proszonych. Najczęściej wykorzystywany jest nadal Scrum i tu często rozmawiając ze Scrum Masterami słyszymy, że ich pro­blemem jest to, że zespół jest pracujący w kilku lokalizacjach, nierzadko w różnych strefach czasowych.

---

Chcąc jednak trzymać się odpowiednich ram i zasad, zamiast bojkotować pewne podejścia, musimy wyjść im naprzeciw i próbować im zaradzić. Największą trudność zdecydowanie sprawia poprowadzenie atrakcyjnej retro­spektywy, która zaangażuje zespół, pozwoli dojść do odpowiednich wniosków i udosko­naleń na kolejne iteracje.

Zamiast mówić: to się nie uda

Z pewnością nie jest to proste, ale też zde­cydowanie nie jest niemożliwe pracować zwinnie w wirtualnym zespole. I można sobie z tym świetnie poradzić. Także z prowadzeniem spotkań, w taki sposób, aby odpowied­nio angażowały zespół oraz pozwalały osią­gnąć nam zamierzony cel. Retrospektywa to wywodząca się ze Scrum ceremonia, która pozwala nam na omówienie, dlaczego cze­goś nie udało się zrobić, albo zajęło nam to zbyt dużo czasu. Jest też refleksją nad tym, co nam wyszło i co moglibyśmy zrobić jesz­cze lepiej w przyszłości. Jej uwieńczeniem powinna być krótka lista kilku akcji, które zespół planuje wdrożyć z kolejnym sprincie, aby być jeszcze lepszym, albo żeby po pro­stu lepiej mu się pracowało. Takie regularne, cykliczne wyciąganie wniosków jest kluczo­we w usprawnianiu pracy, wpływa pozytywnie na przewidywalność w dostarczaniu, poprawę jakości oraz zadowolenie klienta który otrzymuje to, co dla niego jest ważne, a także prowadzi do zwiększonej motywacji zespołu.

Retrospektywa jest kluczowa dla zamknię­cia sprintu i bezwzględnie powinna być prze­prowadzona. Może być ona zwykłą rozmową zespołu, jednak ciekawsze efekty jesteśmy w stanie osiągnąć jeśli w jakiś sposób ją uroz­maicimy ciekawymi zadaniami i zaangażuje­my wszystkich członków zespołu.

Gotowe rozwiązania

Możemy skorzystać z gotowych rozwiązań, które dostępne są online. Większość z nich w wersji podstawowej dostępne są za dar­mo. Umożliwiają nam one przeprowadzenie sprawnie i ciekawie retrospektywy w zespo­le rozproszonym. Jedynie czego potrzebuje­my to dostępu do komunikatora, za pomocą którego wszyscy mogą ze sobą mieć kontakt werbalny oraz linka do wybranej przez nas aplikacji.

Team retro

Ta aplikacja webowa pozwala nam na prze­prowadzenie retrospektywy na dziesięć róż­nych sposobów. W tym 4L – Liked, Learned, Lacked, Longed for; DAKI – Drop, Add, Keep, Improve; Start, Stop, Continue oraz kilka innych równie popularnych. Mamy również możliwość dostosowania tablicy do potrzeb własnych i zespołu. Jest to intuicyjne narzę­dzie, do którego możemy się zalogować za pomocą maila, dodawać uczestników, zakła­dać kolejne zespoły. Cała historia zapisywana jest na stronie, możemy do niej wrócić w każ­dym momencie. Po zakończonym spotkaniu zapisane notatki możemy łatwo wyekspor­tować do pdf-a i wysłać zespołowi. Strona, poza tym, że jest intuicyjna, jest dobrze za­projektowana. Retrospektywa powinna być podzielona na kolejne etapy i powinna trwać adekwatnie do długości sprintu (nie dłużej niż 3 h dla 1-miesięcznego sprintu).

Team retro jest tak zaprojektowane, że nawet mało doświadczony Scrum Master jest w stanie dość dobrze poprowadzić takie spotkanie. W górnym panelu mamy widoczne kolejne kroki, zaczynając od zebrania pomy­słów (brainstorming), poprzez pogrupowanie tematów, głosowanie, dyskusja, podsumo­wanie oraz zamknięcie spotkania. Dla każde­go z kolejnych etapów możemy ustawić zegar, dzięki czemu uczestnicy widzą, ile czasu mo­żemy jeszcze poświęcić na dany krok. Facy­litator może sam ten czas ustawić i pomaga mu to w zamknięciu spotkania z konkretnymi akcjami do wykonania, aby zespołowi mogło się lepiej pracować.

Dodatkowo możemy także przeprowa­dzać regularny tzw. team health check, czyli sprawdzić zadowolenie zespołu i obserwować jak na przestrzeni kolejnych iteracji nam się pracuje względem wartości. Możemy skorzy­stać z gotowej propozycji, lub też samemu zdefiniować, co chcemy weryfikować i w jaki sposób. Może być to zadowolenie wyrażone trójstopniowym modelem emocji (podoba mi się, nie podoba mi się, ani mi się nie podo­ba, ani podoba), albo skala od 1 do 5. Mamy także możliwość zanonimizowania takiej ankiety i każdą z nich możemy również omó­wić i podsumować z zespołem, a na koniec wygenerować raport, który także wysyłamy współpracownikom.

Team retro znajdziemy na stronie www.teamretro.com. Co ciekawe możemy je rów­nież zintegrować z takimi narzędziami jak Jira, Asana, Trello, czy Slack. Jedyna wada tego narzędzia, to że po 30-dniowym okresie użyt­kowania dostęp do strony i wszystkich funk­cjonalności, jakie oferuje, jest płatny.

Retrium

Na www.retrium.com znajdziemy kolejne na­rzędzie, które jest dość podobne do poprzed­niego. Ma nieco mniejszą ofertę, jeśli chodzi o retrospektywy – jest tu sześć gotowych wzorów, ale za to jest aż 6 zdefiniowanych tzw. team radarów. Mamy tu także pełną możliwość dostosowania spotkań do swoich potrzeb. Poszczególne spotkania możemy zapisać w formacie pdf i wysłać do zespołu, bądź zapisać w repozytorium, z którego nasz zespół korzysta.

Na pierwszy rzut oka może nam się wy­dawać, że Retrium ma mniej do zaoferowa­nia, niż poprzednik. Jednak niech nas to nie zwiedzie: Retrium posiada niemalże takie same opcje, ale interfejs i nawigacja jest tro­chę trudniejsza. Chociażby odmierzanie czasu znajdziemy dopiero gdy klikniemy na strzał­kę na dole strony i pokażą nam się wówczas dodatkowe opcje. Dużym plusem jest fakt, że wybierając jeden z gotowych wzorów, otrzy­mujemy także krótki opis na czym dana for­muła polega oraz kilka porad jak sprawnie przeprowadzić spotkanie wybierając daną metodę.

Ciekawe są sugerowane, gotowe ankie­ty dla zespołu. Możemy wybrać aż z sześciu możliwości, albo oczywiście stworzyć własną. Pośród tych już dostępnych mamy między in­nymi ocenę zadowolenia z pracy naszego ze­społu, ocenę ceremonii scrumowych, procesu wytwórczego, czy wartości Scrum. Retrium również po 30-dniowym okresie jest płatny. Nie znalazłam także nigdzie informacji o tym, czy możliwa jest integracja z innymi popular­nymi aplikacjami, które wykorzystują zespoły zwinne w swojej pracy.

Fun Retro

Aplikacja numer trzy to Fun retro (www.fun­retro.io). Strona ta pozwala nam wyłącznie na zrobienie retrospektywy, nie ma tu możliwo­ści zrobienia ankiet, co umożliwiały nam dwie wcześniej omówione aplikacje. Z drugiej stro­ny, jest tu najwięcej gotowych pomysłów na retro, bo aż dwanaście. W tym jeden, z któ­rym spotkałam się po raz pierwszy o nazwie „3 małe świnki”. Narzędzie jest bardzo łatwe w obsłudze i przejrzyste. Jednak brakuje opi­su, podpowiedzi dla wybranych technik. Te które, są bardziej oczywiste jak Start, Stop, Continue, raczej nie wymagają dodatkowych wyjaśnień, ale już wcześniej wspomniane „3 małe świnki”, już tak oczywiste nie są i przy­dało by się krótkie objaśnienie poszczegól­nych kolumn.

Korzystanie ze strony jest bezpłatne w ograniczonym stopniu – możemy w ciągu jednego miesiąca zapisać maksymalnie trzy tablice z naszych retrospektyw. Aby wygene­rować z nich raport musimy niestety wyku­pić abonament. Płatna subskrypcja pozwala także na integrację ze Slackiem. Fun retro jest z pewnością najłatwiejsze w obsłudze, ale ma też najmniej opcji. Z drugiej strony, jako jedyne z opisanych, daje nam możliwość robienia do trzech retrospektyw w miesiącu całkowicie za darmo. To dobra opcja, jeśli je­steś Scrum Masterem w jednym zespole, któ­ry pracuje w minimalnie dwutygodniowych sprintach.

Komunikatory i własne rozwiązania

Gotowe narzędzia do retrospektyw online dla rozproszonych zespołów są dobre, jednak czasami chcąc mieć do nich pełen, nieograniczony dostęp, tym samym zapewniając sobie, zespołowi i własnej organizacji bezpieczeństwo danych zawartych musimy za nie zapłacić. Jeśli nie mamy możliwości pozyskania dodatkowego budżetu na ich wykorzystywanie nie załamujmy rąk. Przeprowadzenie retrospektywy jest nadal możliwe. Wystarczy, że dobrze przeanalizujemy, jakie możliwości daje nam komunikator, z którego korzystamy w firmie i dostosujemy sobie format spotkania.

Skype for Business

Jako Scrum Master sama korzystałam wielo­krotnie chociażby z tzw. białej tablicy (whi­teboard) na Skype, czy też udostępniałam prezentację wykonaną w MS Power Point, którą uczestnicy mogli edytować podczas retro. Zdecydowanie wolę tą drugą opcję, bo pozwala ona na podzielenie spotkania na kolejne kroki dyskusji, pozwala na kontrolo­wanie czasu i daje nam możliwość zebrania w relatywnie krótkim czasie opinii i przemyśleń całego zespołu. Ponadto, po zakończonej retrospektywie możemy plik ze wszystkimi komentarzami zapisać i podzielić się nim z zespołem. Jedyny mały minus, to że zapisu­je się on w formacie .xps i nie mamy możliwo­ści chociażby ustalonych akcji skopiować do prezentacji na kolejne retro, możemy je albo przepisać, albo wracać do zapisanego pliku i weryfikować czy zostały one zrealizowane.

Udostępniony na Skype plik daje nam jed­ną ogromną przewagę – pozwala nam kre­atywnie podejść do przeprowadzenia retro­spektywy. Jedyne co nas ogranicza to nasza wyobraźnia i fakt, że musimy ciągle pamiętać, że zespół pracuje wirtualnie i nie wszystko możemy zrobić tak samo jak w przypadku spotkań fizycznych. Dlatego też każdy poru­szany aspekt lub wybrane zadanie/ćwiczenie podczas retro musi być jasne i zrozumiałe dla uczestników spotkania. Uważnie powinniśmy obserwować, czy zespół wie, co ma robić, czy jest w pełni zaangażowany i czy taka forma mu odpowiada. Wyciągajmy z tego wnioski i dostosowujmy naszą prezentację do nasze­go zespołu.

MS Teams

Najmłodsze dziecko Microsoft w ramach pa­kietu Office365, to MS Teams. To aplikacja, która pozwala na integrację nie tylko z apli­kacjami oferowanymi przez Microsoft, ale także innymi, wykorzystywanymi w naszych organizacjach, w tym m.in. Confluence. Zde­cydowanie nie jest najłatwiejsza w nawigacji, jednak pozwala nam na zrobienie spotkania zespołu i przeprowadzanie retrospektywy. Początki mogą być trudne, jednak jak już wszyscy przyzwyczaimy się do korzystania z tego narzędzia, będzie tylko łatwiej i przy­jemniej.

Poznając kolejne funkcje MS Teams oka­zuje się, że z jego wykorzystaniem możemy zrobić ciekawe retro. Na czacie zespół może dawać sobie podziękowania w zupełnie innej formie, tzw. praise. Podczas retro możemy wykorzystywać aplikację One Note, Power Point, albo stworzyć własną tablicę kanbano­wą i podzielić ją na dowolne kolumny i w ten sposób przeprowadzić interesującą ceremo­nię. Dużym plusem jest także fakt, że korzy­stając z tego narzędzia na co dzień, dane do retrospektywy, tematy do dyskusji możemy zbierać przez cały czas trwania sprintu.

Grunt to zasady

Zdecydowanie łatwiej jest nam poprowadzić retrospektywę siedząc w jednym pomieszczeniu z całym zespołem, jeśli jednak nie mamy takiej możliwości, skorzystajmy z tego, co jest dostępne dla nas wirtualnie. Próbujmy je robić ciekawie, inspirujmy się tym co jest już gotowe i działajmy. Patrząc na proponowane ćwiczenia, której najczęściej opisywane są dla spotkań twarzą w twarz, zastanówmy się jak możemy je przeprowadzić wykorzystując to, co mamy w firmie i dostosujmy je do formy online’owej. Największą pułapką może okazać się dla nas jedynie brak ustalonych z zespołem zasad prowadzenia spotkań. Upewnijmy się, że każdy kto jest zaproszony, jest faktycznie w pełni dostępny i skupia się na przedmiocie rozmowy, jest aktywny i rozumie jakie mamy oczekiwania. Dokładnie tłumaczmy na czym polega dane zadanie oraz weryfikujmy, czy nasze pomysły się sprawdzają i zespół jest zadowolony ze sposobu w jaki przeprowadzamy retrospektywę.