Wiadomo, że jedyną pewną rzeczą w projekcie, jest zmiana. A zarządzanie zmianami przysparza nam wiele stresu i to nie tylko w pracy. Każdy ma także własne zmartwienia: choroby, terminy, kryzys gospodarczy, pieniądze, brak sił… Jak sobie z tym radzić?
Ze stresem nam do twarzy?
Z medycznego punktu widzenia, oprócz tego, co dzieje się w naszych głowach, jest kilka zewnętrznych objawów, charakterystycznych dla stresu. Trzęsące się ręce, zwiększona potliwość, przyspieszone tętno, rumieńce na twarzy, trudności z oddychaniem – to tylko kilka przykładów.
Pewien poziom stresu działa motywująco i jest znakiem, że chcemy coś dobrze wykonać, że coś jest dla nas ważne. Jest jednak pewna granica, po przekroczeniu której stres staje się niebezpieczny.
Bez żartów!
Alarmem zazwyczaj są takie objawy jak ciągły niepokój, różnego typu bóle, obniżona odporność, długotrwałe zmęczenie. Warto to monitorować, ponieważ (jak mówi portal Misja Zdrowie) stres wpływa nie tylko na psychikę, ale dotyka także wielu innych aspektów zdrowotnych – zaburza metabolizm, podwyższa ciśnienie i poziom glukozy we krwi. Krótko mówiąc, może mocno namieszać w naszym organizmie.
Silny i długotrwały stres może pogarszać nasze wyniki zawodowe, zabierać radość z pracy, a w końcu i całego życia. Coraz częściej i głośniej w związku z pracą, porusza się temat wypalenia zawodowego, a nawet depresji. Według WHO, wypalenie zawodowe jest skutkiem chronicznego, nieredukowanego stresu. Z badania STADA Health Report 2022 wynika, że 70% Polaków w swoim przypadku czują ryzyko wypalenia zawodowego1. Dodatkowo, raport Mind Health Centrum Zdrowia Psychicznego „Kondycja psychiczna Polaków” z 2022 roku podaje, aż 62% respondentów doświadcza stresu przynajmniej raz w tygodniu2. Pracownik, który się stresuje, jest przeciążony i dotknięty wypaleniem zawodowym nie jest w stanie oddać się w całości pracy, więc może być nieskuteczny w tym co robi. Dość o tym jak to wygląda – skupmy się na tym, jak z tym walczyć!
„Daj swojemu stresowi skrzydła i pozwól mu odlecieć”
– Terri Guillemets
Projekt „work-life balance”
Czy praca jest twoim głównym powodem stresu? Czy spokojne życie zakłócają Ci problemy z zadaniami projektowymi, które masz wykonać? Zadbaj o odpowiedni work-life balance – nadgodziny i zamartwianie się po pracy nie pomoże. Znajdź hobby, zadbaj o odpowiednią liczbę godzin snu, aktywność fizyczną i odpowiednie odżywianie się.
Pamiętaj też, żeby rozdzielać to, na jakie rzeczy masz wpływ, a na jakie nie. Zgodnie z filozofią stoików, nie warto przejmować się tym na co nie mamy wpływu!
W projekcie cele, to nasi przyjaciele!
Drogi kierowniku projektu, ile nocy nie przespałeś ze stresu? Ile razy zostawałeś po godzinach, żeby sprostać dodatkowym wymaganiom, albo naprawić coś, co poszło nie tak. Ile razy widziałeś członków swojego zespołu projektowego, zestresowanych sytuacją nie mniej niż Ty?
Jesteś liderem – musisz z tym walczyć! Zaplanuj cele projektu ze SMART (akronim od Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed). Cel, który postawisz ma być: konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony w czasie. Jeśli zastosujesz się do tej zasady, to będziesz mieć pewność dokąd zmierza projekt, a to ograniczy stres!Planowanie celów jest ważne, to fakt. Ale ile razy zdarzyło Ci się coś zaplanować, a potem o tym zapomnieć, ominąć, lub oddelegować i z przykrością zauważyć, że zostało źle wykonane? Na szczęście mamy kolejny pomocny akronim – PDCA (Plan, Do, Check, Act – planuj, wykonuj, sprawdzaj, działaj). Ten sposób działania to inaczej cykl Deminga i pomoże Ci w wyłapywaniu błędów i doskonaleniu projektu.
Fot. Markus Winkler z UnsplashPowrót do korzeni, czyli skup się na WBS!
Czasem najlepsze są najprostsze rozwiązania. Kierowniku – WBS, czyli struktura podziału prac w projekcie to jego fundament. Czy przykładasz do jego budowy wystarczająco dużą wagę? Dostosuj WBS w swoim projekcie do własnych potrzeb, to Ty tu rządzisz! Ale pamiętaj o kilku istotnych aspektach:
- Rozbij cel na małe elementy – nie od razu Rzym zbudowano, wyodrębnij więc mniejsze cele, a łatwiej będzie je kontrolować.
- Jasno rozplanuj zasoby – nie tylko budżet i materiały, ale także ludzi. Upewnij się, że każdy wie co do niego należy. Uwaga – włącz w planowanie członków zespołu, w ten sposób zwiększasz szanse na to, że każdy dostanie zadanie, w którym będzie się dobrze czuł.
- Nie daj się zaskoczyć – zidentyfikuj ryzyko już na samym początku. Zrób na ten temat burzę mózgów z członkami zespołu, w końcu w grupie siła.
- Bądź kreatywny – działaj na wyobraźnię. Zrób WBS przedstawiony graficznie, na przykład w postaci drzewa, a może na tablicy online, tak by członkowie zespołu mieli do niego dostęp w każdej chwili? Dostosuj to do swojego zespołu.
- Zaprogramuj się na zmiany – nie wszystko może pójść tak jak zaplanowałeś. To nic! Przeorganizuj zespół, jeśli trzeba wyznacz nowe cele, otwórz się na inne rozwiązania.
Lekarstwo na stres? Lepiej zapobiegać niż leczyć
Zespół projektowy – różne osobowości, różne doświadczenia, różne postrzeganie świata, a jeden cel. Nieuniknione są różnice zdań, które mogą spowodować konflikt. O ile mniejsze spięcia szybko da się rozwiązać, o tyle istotne różnice zdań mogą zmienić się w konflikt między osobami, który ma niewiele wspólnego z tym, co początkowo je poróżniło.
Zarządzanie konfliktem jest istotnym elementem zarządzania zespołem projektowym, jednak zamiast skupiania się na przeciwdziałaniu takim sytuacjom, warto zacząć budować otoczenie pracownicze, w którym te konflikty nie występują tak często.
Bezstresowa atmosfera w pigułce
Jak budować zespół pracowniczy, która sprzyja dobrej atmosferze:
- Dobra atmosfera w pracy – sprawia, że ludzie są dla siebie bardziej życzliwi i nie traktują pracy jak kary, a to sprzyja zarówno ich samopoczuciu jak i osiąganym wynikom ich pracy.
- Jasny podział zadań – wyklucza konflikt związany z nierównomiernie rozłożonymi zadaniami, a także sytuacje, w której zadanie nie zostanie wykonane, ponieważ nie było wiadomo do kogo ono należy.
- Znajomość mocnych i słabych stron członków zespołu – rodzi to możliwość takiego rozłożenia zadań, żeby nie były czynnikiem zapalnym konfliktu. Przydatna jest także wiedza odnośnie charakteru pracowników, tego jak reagują na trudne sytuacje.
- Jasne określenie kanałów komunikacji – zapobiega to sytuacjom, w których konflikt i nerwowa atmosfera pojawia się przez wzajemne niezrozumienie.
- Obecność i wsparcie lidera – sprawi to, że pracownicy nie będą sami na polu walki z projektem, bo wiedzą, że lider zawsze jest gotowy do pomocy.
To nie wszystko! Są także inne rzeczy, które mogą zwiększyć komfort pracowników i przeciwdziałać stresowi. Przykładami takich rozwiązań są elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej, czy wyznaczony czas w trakcie pracy na świeżym powietrzu. Jednak to menedżer musi wiedzieć czego potrzebuje jego zespół, więc istotna jest komunikacja w zespole.
Specjaliści górą!
Jeśli sami nie potrafimy poradzić sobie ze stresem, to skorzystajmy z pomocy. Project manager wie jak zarządzać projektem tak, żeby był skuteczny, za to psycholog wie jak pomóc nam ze stresem. Można zachęcać członków zespołu projektowego do wizyt u specjalistów…Ale gdyby tak… włączyć psychologa do zespołu projektowego? Pomógłby on członkom zespołu nauczyć się technik i narzędzi, które są przydatne w walce ze stresem, a do tego, zawsze byłby pod ręką w razie problemowych sytuacji. Jest więcej zalet! Rozwiązywanie konfliktów w zespole, pomoc w razie utraty motywacji, pokazywanie członkom zespołu ich mocnych i słabych stron, i inne. Kierowniku – zastanów się nad tym!
- STADA Health Report 2022, https://www.stada.com/media/health-reports/stada-health-report-2022, [dostęp 13.05.2023r.]
- Stres – ponad 60 proc. Polaków odczuwa go przynajmniej raz w tygodniu, https://www.infor.pl/prawo/pomoc-spoleczna/5606742,Stres-ponad-60-proc-Polakow-odczuwa-go-przynajmniej-raz-w-tygodniu.html [dostęp: 13.05.2023r.]
Studentka zarządzania na Uniwersytecie Szczecińskim. Członkini Koła Naukowego PROJECT. Szkoli się w copywritingu i fotografii. Pasjonatka sztuki, książek i sportu. Prywatnie kocha pieski, a szczególnie te rasy Golden Retriever.