Współpraca i komunikacja odgrywają kluczową rolę w każdym zespole, niezależnie od wieku czy doświadczenia jego członków. Jednakże w przypadku młodych teamów aspekty te nabierają szczególnego znaczenia. Jako młodzi ludzie, często dopiero rozpoczynający swoją przygodę zawodową, napotykamy na dotąd nieznane nam wyzwania, z którymi musimy się mierzyć. Komunikacja staje się wówczas niezbędna. To dzięki niej zespoły są w stanie pokonywać braki w doświadczeniu i wykorzystywać kreatywność każdego z jej członków. Poprawna wymiana informacji, jasna komunikacja celów oraz otwarta dyskusja nad pomysłami i rozwiązaniami stają się fundamentem sukcesu, a także podstawą do realizacji założonej wizji.
Praca zespołowa to istotny element w prowadzeniu i realizacji celów wszelkiego rodzaju organizacji pozarządowych, kół naukowych, czy organizacji studenckich. Często to właśnie te grupy podejmują się realizacji złożonych projektów. Warto mieć więc na uwadze, że im bardziej ambitne działania, tym większa liczba osób w zespole i tym bardziej wymagająca jest komunikacja.
Współczesne organizacje coraz częściej zdają sobie sprawę z roli feedbacku i starają się go aktywnie wykorzystywać w swoich działaniach. Informacja zwrotna pomaga w rozwoju, motywacji, rozwiązywaniu problemów i monitorowaniu działań – zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym. Feedback staje się swego rodzaju narzędziem, który wspiera w zarządzaniu i kierowaniu zespołem, a także w budowaniu sprzyjających współpracy relacji.
Czy istnieje komunikacyjny sukces? – dobre praktyki
Każdy zespół jest inny. Członkami grup są ludzie o odmiennych doświadczeniach, charakterach, a przede wszystkim sposobach działania. Ważne jest, aby zrozumieć specyfikę i potrzeby danego zespołu i dostosować strategię pracy do jego funkcjonowania. Istnieją jednak uniwersalne rady, które warto znać, aby już na starcie ominąć potencjalne zagrożenia.
Przede wszystkim – postaw na otwartą i szczerą komunikację, w której każdy będzie mógł wyrazić swoje myśli. Stwórz przestrzeń, która przyczyni się do zrozumienia i zbuduje zaufanie w zespole.
Używaj jasnych i zrozumiałych komunikatów, a także stawiaj na konkrety, unikając skomplikowanych i specjalistycznych słów, tak aby używane sformułowania nie budziły wątpliwości. A jeśli już się tak stanie – pamiętaj, pytania to nic złego!
Komunikując się, wybieraj odpowiednie narzędzia i kanały, z których każdy będzie mógł korzystać. Nie chodzi tutaj o ilość, a jakość, dlatego miej na uwadze, że kolejna aplikacja, w którą będzie trzeba wdrożyć zespół, nie zawsze okaże się dobrym rozwiązaniem. Nie liczy się samo narzędzie komunikacji, a fakt, że ono ją umożliwia i sprawia, że porozumiewacie się bez barier.
Słuchaj, co mówią do Ciebie inni członkowie zespołu. Reaguj na ich potrzeby i szanuj ich feedback. Nikt nie jest doskonały i czasem popełniamy błędy. Ważne jest, aby być gotowym do przyznawania się do nich i do ich naprawy. Konflikty także się zdarzają. Ważne jest, aby potraktować je jako szansę do nauki i rozwoju, a nie problem do uniknięcia.
Regularne rozmowy i feedback to podstawa. Unikaj jednak niepotrzebnych calli, które mógłby zastąpić krótki mail. Nie dość, że jest to nieefektywne, to będzie prowadzić do irytacji osób, z którymi współpracujesz. Zanim następnym razem dodasz spotkanie do Kalendarza Google, zastanów się, czy faktycznie masz potrzebę, aby spotkać się z tą osobą i zabrać jej oraz sobie czas.
I wreszcie – last but not least. Dajcie sobie jako zespół czas. Rozmawiajcie i modyfikujcie ustalenia według potrzeb. Każdy członek zespołu może mieć inny styl komunikacji i sposób przetwarzania informacji. Warto dostosować swoją komunikację do potrzeb innych i nauczyć się rozumieć różnice. Szacunek i docenianie wzajemnych działań sprawią, że będziecie się motywować, a także zbudujecie zaufanie, które z czasem zaprocentuje.
Komunikacja a rekrutacje
Dwa razy w roku, w okolicach października i marca studenckie grupy zalewane są przez ogłoszenia o wolontariat. Właśnie w tych miesiącach rozpoczynają się kolejne semestry na uczelniach, a co za tym idzie – ruszają rekrutacje.
Koła naukowe czy organizacje zachęcają studentów wszelkimi sposobami, aby się zaangażowali. Wielu z nich, decydując się na współpracę, idzie po słynny „wpis do CV”, traktując go jako główny, a czasem i jedyny benefit przynależności do organizacji.
Często ten aspekt nie wystarcza, aby pozostali oni aktywnymi członkami, zamieniają się w tzw. „duchy” – wyświetlanie wiadomości i pozostawianie bez odpowiedzi…
Komunikacja w tym przypadku nie przebiega pomyślnie, przekładając się na błędy komunikacyjne, czego efektem są przedłużające się procesy. Takie osoby mają wpływ nie tylko na pozostałych członków zespołu, ale także na lidera, tracącego czas, motywację i chęci do dalszego działania.
Rozwiązaniem dla tego typu sytuacji jest przede wszystkim bardziej skrupulatnie przeprowadzana rekrutacja – wykluczanie osób potencjalnie przychodzących tylko po CV oraz bieżący feedback i weryfikacja działań, które pozwalają na reagowanie na problemy, a także wyłapywanie osób, które są nieaktywne.
Więcej słuchać, mniej mówić: czy to rozwiązanie?
Aktywne słuchanie jest kluczową umiejętnością w skutecznym przywództwie, która często jest pomijana lub niedoceniana. Jako młodzi ludzie najczęściej doświadczamy relacji „uczeń-mistrz”, która polega na słuchaniu i wykonywaniu czyichś poleceń. Taki też układ wprowadzamy w pierwszych projektach, którym przewodzimy. Jednak musimy mieć na uwadze, że każdy członek grupy chce mieć wkład w daną inicjatywę. Czym jest aktywne słuchanie i jak może wpłynąć na pracę zespołu?
Aktywne słuchanie pozwala członkom grupy poczuć się zrozumianymi. Wymaga ono poświęcenia i praktyki. Chodzi o zapewnienie, że to więcej niż tylko słuchanie wypowiedzi – jest to zrozumienie ukrytych uczuć, myśli i intencji. Opanowanie tej sztuki wymaga od młodych liderów odłożenia na bok swoich „poukładanych klocków” – techniki aktywnego słuchania obejmują również rozpoznawanie sygnałów niewerbalnych i rozwiązywanie konfliktów. Praktykowanie aktywnego słuchania prowadzi do silniejszych relacji między menedżerami a pracownikami, a także do bardziej przejrzystej i responsywnej strategii komunikacji wewnętrznej.
Liderowanie przez papugowanie
Aktywne słuchanie to jedno, jednak czy da się aktywnie mówić? Przychodzi tutaj na myśl metoda powtarzania. Parafrazowanie nie jest zwykłym powtarzaniem słów – to skomplikowana fuzja zrozumienia, interpretacji i komunikacji. Aby skutecznie parafrazować, słuchacz musi zaangażować się w głębokie, skoncentrowane słuchanie, wychwytując nie tylko wypowiadane słowa, ale także niuanse tonu, emocji i intencji. Proces ten polega na umiejętnym przetłumaczeniu przekazu mówcy na własne słowa, przy jednoczesnym zachowaniu podstawowego znaczenia. Jest to umiejętność, którą jako lider warto nabyć – zdecydowanie ułatwia to komunikację na płaszczyźnie lider-zespół w kontekście tasków.
Kończymy na dziś? – idea podsumowań
Zakończenie tekstu odgrywa kluczową dla niego rolę. Ale ile naprawdę osób do niego dociera? Badania pokazują, że artykuł doczytuje do końca jedynie 11% czytelników. Przekładając to na język projektów – im dłuższe spotkanie, tym mniejsza jest motywacja słuchaczy do aktywnej partycypacji. Podsumowywanie to coś więcej niż tylko kondensacja słów. Jest to proces destylacji esencji rozmowy przy jednoczesnym zachowaniu jej znaczenia. Skuteczne podsumowanie wymaga doskonałych umiejętności analitycznych, aby zidentyfikować główne punkty, argumenty i pomysły, a także krytycznego oka, aby wykluczyć nieistotne szczegóły, które mogą zaciemnić główne przesłanie.
Studentka administracji na Uniwersytecie Warszawskim. (Nie)urodzona liderka – radość z zarządzania zespołem oraz tworzenia swoich projektów odnalazła w drugiej klasie liceum. Na swoim koncie ma zarządzanie ponad 20 projektami. Co-founderka Youth Entrepreneurial Community. Autorka e-booka „Od obaw do realizacji” opowiadającego o aktywności społecznej jako o narzędziu do przełamywania ograniczeń osobistych oraz wychodzenia ze stref komfortu.
Studentka e-biznesu i zarządzania w marketingu. Zawodowo odpowiada za działania marketingowe, wspierając marki w świadomej budowie wizerunku i tworzeniu treści. Doświadczenie w zarządzaniu zespołem zdobywała podczas dotychczasowych współprac zawodowych, a także w organizacjach pozarządowych, gdzie odpowiadała za organizację zarówno jednorazowych wydarzeń, jak i długofalowych projektów.